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Project Coordinator NUMÉRO DE POSTE: 481399

Tempe, AZ, US On-Site
Food Services & Restaurants, Retail, Technology
Vaco
$ 30.00 - 35.00 hourly
contractor
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Vaco is partnered with an Arizona based client to bring on a Project Coordinator who will support technology leadership across a variety of areas. We are looking for an organized, detail-driven, and proactive person who will keep projects on track from kickoff to closure. In this role you will own the day-to-day management of project scope and timelines, drive follow-up tasks to completion, and support budgeting, time tracking, calendar coordination, and team activities. You will be the connective tissue between team members, stakeholders, and project managers—making sure nothing falls through the cracks and that every project lands on time, on budget, and to a high standard. This is an amazing opportunity for someone that is ready to run the operational engine for multiple projects across the technology team. We are looking to interview immediately with a target starting date of June 29th at the earliest so please connect with the Vaco team today to learn more.

Core Responsibilities

Scope & Timeline Management

  • Manage the day-to-day execution of project scope and schedules, breaking projects into actionable tasks with clear owners and deadlines.
  • Maintain project plans, schedules, and scope documents, and track progress against milestones.
  • Monitor for scope creep and schedule slippage, flagging risks and changes to the project manager early.
  • Produce regular status updates and reports for stakeholders and leadership.

Time Tracking & Resource Coordination

  • Administer time-tracking processes, ensuring team members log hours accurately and on schedule.
  • Compile and review time data to support billing, capacity planning, and project reporting.
  • Coordinate internal and external resources to keep work aligned with scope, schedule, and budget.

Budget Management

  • Support project budgeting and monitor spend against plan to ensure cost-effectiveness.
  • Manage invoices, purchase orders, and related financial documentation, and handle routine financial queries.
  • Flag budget variances and forecasting concerns to the project manager.

Follow-Up & Project Closure

  • Track open action items and follow up with task owners to ensure timely completion and full closure of deliverables.
  • Coordinate hand-offs, signoffs, and approvals needed to close out tasks, phases, and projects.
  • Maintain accurate, organized project documentation and capture lessons learned at project close.

Calendar & Team Coordination

  • Manage personal calendars, project calendars, schedule meetings, and align availability across team members and stakeholders.
  • Organize and facilitate team activities, kickoffs, check-ins, and reviews, including agendas and follow-up notes.
  • Serve as a central point of contact, keeping communication flowing and the team informed and aligned.

Position Qualifications

  • 3 years in project coordination, project administration, or a similar role.
  • Strong organizational and multitasking skills with exceptional attention to detail.
  • Proficiency with project management software (e.g., JIRA, Confluence) and core office tools (Excel, PowerPoint).
  • Ability to anticipate issues, prioritize effectively, and make sound day-to-day decisions.
  • Familiarity with project management methodologies (Agile, Waterfall, or hybrid).
  • Excellent written and verbal communication and interpersonal skills.
  • Experience with budgeting, time-tracking, or invoicing systems.
  • Associate's or Bachelor's degree in business, management, or a related field—or equivalent experience.
  • Project management certification (e.g., CAPM, PMP, or Agile/Scrum).
Determining compensation for this role (and others) at Vaco/Highspring depends upon a wide array of factors including but not limited to the individual’s skill sets, experience and training, licensure and certifications, office location and other geographic considerations, as well as other business and organizational needs. With that said, as required by local law in geographies that require salary range disclosure, Vaco/Highspring notes the salary range for the role is noted in this job posting. The individual may also be eligible for discretionary bonuses, and can participate in medical, dental, and vision benefits as well as the company’s 401(k) retirement plan. Additional disclaimer: Unless otherwise noted in the job description, the position Vaco/Highspring is filing for is occupied. Please note, however, that Vaco/Highspring is regularly asked to provide talent to other organizations. By submitting to this position, you are agreeing to be included in our talent pool for future hiring for similarly qualified positions. Submissions to this position are subject to the use of AI to perform preliminary candidate screenings, focused on ensuring minimum job requirements noted in the position are satisfied. Further assessment of candidates beyond this initial phase within Vaco/Highspring will be otherwise assessed by recruiters and hiring managers. Vaco/Highspring does not have knowledge of the tools used by its clients in making final hiring decisions and cannot opine on their use of AI products.

Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.

Avis : Égalité des chances en matière d’emploi

Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.

Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.

Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.

En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.

Avis de confidentialité

Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.

  • Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
  • Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
  • Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
  • Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
  • Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.

Avis sur la transparence salariale

La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :

  • les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
  • les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
  • l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
  • d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.

Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.

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Vaco LLC, ainsi que ses sociétés mères, filiales, affiliées et cessionnaires ("Société," "Nous" ou "Notre") sollicite votre consentement pour vous contacter par le biais de certains appels téléphoniques, courriels ou messages texte automatisés, compositions automatiques, préenregistrés ou autres, qui ne sont pas des urgences, conformément à la Loi sur la protection du consommateur en matière de télémarketing (TCPA), à la Loi sur le contrôle de l'envoi non sollicité de pornographie et de marketing (CAN-SPAM) et aux lois étatiques pertinentes.