Staff Accountant NUMÉRO DE POSTE: 481742
Client: Creative Agency
Job Title: Staff Accountant
Location: Manhattan, NYC
Onsite- 4 days onsite 1 day from home
Pay Rate- $25/hr-$31/hr
Contract to Length: 1-3 month temp potential to convert
Staff Accountant
Position Summary
We are seeking a highly organized and detail-oriented Staff Accountant to support accounting operations, accounts payable processes, payment workflows, and month-end close activities. This role will play a key part in maintaining accurate financial records, improving process efficiency, and ensuring timely execution of day-to-day accounting functions.
The ideal candidate is proactive, process-driven, and comfortable working in a fast-paced environment with evolving priorities. This individual will collaborate closely with finance leadership and cross-functional stakeholders to support financial operations and strengthen internal controls.
Key Responsibilities
Accounting Operations & Month-End Close
- Assist with month-end close activities, including account reconciliations, journal entry preparation, schedule maintenance, and balance sheet account analysis.
- Reconcile cash, clearing accounts, accounts payable, and other assigned balance sheet accounts.
- Maintain accurate and organized supporting documentation to ensure audit readiness.
- Identify discrepancies and support resolution efforts to improve data accuracy and financial reporting integrity.
Accounts Payable & Payment Processing
- Process vendor invoices, ensuring proper coding, documentation, and approval routing.
- Support the full accounts payable cycle, from invoice intake through payment preparation.
- Prepare payment support packages and maintain visibility into payment status and workflow progress.
- Maintain vendor records, including tax documentation, addresses, payment information, and related compliance requirements.
- Investigate and resolve invoice discrepancies, duplicate payments, payment exceptions, and vendor inquiries.
- Assist with annual vendor tax reporting and documentation requirements, including 1099 support.
Invoice & Transaction Support
- Partner with internal stakeholders to research and resolve invoice discrepancies and transaction-related issues.
- Review supporting documentation to ensure transactions are accurately recorded and properly documented.
- Escalate exceptions and recommend solutions to facilitate timely resolution.
Process Improvement & Documentation
- Develop and maintain process documentation, standard operating procedures, checklists, and workflow trackers.
- Support efforts to improve efficiency, standardization, and automation across accounting processes.
- Assist with system implementations, process enhancements, and integration of new workflows.
- Promote consistent use of accounting and financial systems to improve reporting accuracy and operational effectiveness.
Qualifications
- Bachelor's degree in Accounting, Finance, or a related field preferred.
- 3 years of accounting experience in a fast-paced business environment.
- Experience supporting month-end close activities, reconciliations, and general accounting functions.
- Hands-on experience with accounts payable processing and payment workflows.
- Strong understanding of accounting principles and internal controls.
- Advanced proficiency in Microsoft Excel or Google Sheets, including pivot tables, lookups, and data analysis.
- Experience with accounting software, expense management tools, bill pay platforms, and online banking systems.
- Exceptional attention to detail and organizational skills.
- Strong analytical and problem-solving abilities.
- Ability to manage multiple priorities while meeting deadlines.
- Effective written and verbal communication skills.
- High level of professionalism, discretion, and integrity when handling confidential information.
Preferred Qualifications
- Experience in a professional services, agency, project-based, or service-oriented environment.
- Exposure to process improvement initiatives and workflow optimization.
- Experience working in a growing or evolving organization.
Success in This Role
- Consistently delivers accurate and timely accounting support.
- Maintains strong controls and well-organized financial documentation.
- Identifies opportunities to improve processes and operational efficiency.
- Builds collaborative relationships across teams and effectively resolves issues.
- Contributes to a scalable and well-controlled accounting function.
Avis sur l’égalité en matière d’emploi
Vaco by Highspring est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité en matière d’emploi et qui ne pratique aucune discrimination à l’égard des employés ou candidats à un emploi sur le plan de la race (notamment en ce qui a trait aux caractéristiques historiquement associées à la race, comme la texture des cheveux et la coiffure), couleur de la peau, le sexe (ce qui inclut l’état de grossesse ou les conditions connexes), la religion ou les croyances, l’origine nationale, la citoyenneté, l’âge, le handicap, le statut d’ancien combattant, l’adhésion à un syndicat, l’appartenance ethnique, le genre, l’identité de genre, l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’affiliation politique ou autre caractéristique protégée par les lois fédérales, d’État ou locales.
Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales s’engagent à la pleine inclusion de toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales veilleront à ce que les personnes handicapées bénéficient de mesures d’adaptation raisonnables. Si des mesures d’adaptation raisonnables sont nécessaires pour vous permettre de participer au processus de candidature ou d’entretien d’embauche, d’exercer les fonctions essentielles du poste et/ou de bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats sachent que la loi interdit la discrimination dans le milieu de travail.
Avis de représentation
En soumettant votre candidature à ce poste, vous convenez que vous accordez à Vaco by Highspring le droit exclusif de vous présenter en tant que candidat eu égard à l’offre d’emploi susmentionnée. Vous reconnaissez en outre que vous avez fourni des renseignements exacts sur vous-même et que vous n’avez pas volontairement dénaturé vos qualifications. Dans toute la mesure permise par la loi, vous vous engagez également à garder confidentiels tous les renseignements que vous obtiendrez de Vaco by Highspring concernant le poste et à ne divulguer les renseignements relatifs au poste que si cela est absolument nécessaire pour respecter une obligation afférente à votre candidature. En contrepartie, Vaco by Highspring s’engage à déployer des efforts raisonnables pour vous représenter dans le cadre de toute sollicitation, présélection en matière d’emploi et diffusion de CV.
Concernant les résidents de l’Ontario, Canada : d’après ce que Highspring retient de ses discussions avec son Client ce poste est actuellement vacant (soit par le truchement de Highspring en tant que sous-traitant, soit auprès du Client).
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ainsi que sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales (« nous », « notre/nos » ou « Vaco by Highspring ») respectent votre vie privée et s’engagent à vous informer de ses politiques en toute transparence.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’Avis de collecte par les RH de Vaco by Highspring concernant les candidats et les employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent consulter nos politiques propres à l’État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays régis par le RGPD peuvent consulter nos politiques ici.
De plus, les candidatures à ce poste seront soumises à une présélection des candidats effectuée par l’IA visant à vérifier que les exigences minimales indiquées au titre du poste sont respectées. Vous trouverez plus de détails sur l’utilisation de l’IA par Vaco by Highspring ici (https://www.highspring.com/ai-use-notices/). L’évaluation des candidatures après cette phase initiale sera menée par des recruteurs et gestionnaires d’embauche. Vaco by Highspring n’a pas d’information ni d’opinion sur l’utilisation de solutions d’IA par son client dans le cadre de l’embauche.
Avis sur la transparence salariale
La rémunération fixée pour ce poste, et d’autres, auprès de Vaco by Highspring dépend de nombreux facteurs,notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences en matière de permis d’exercice et de certification;
- l’emplacement du bureau et autres considérations géographiques;
- d’autres besoins commerciaux et organisationnels.
Cela étant, conformément à la loi locale, Vaco by Highspring estime qu’en fonction des critères susmentionnés, la fourchette salariale suivante constitue une estimation raisonnable de la rémunération de base pour une personne embauchée à ce poste dans les régions géographiques exigeant la divulgation de la fourchette salariale. Le ou la titulaire du poste peut également être admissible à des primes discrétionnaires.