Executive Assistant NUMÉRO DE POSTE: 481792
Executive Assistant
Memphis, TN
We’re seeking a highly polished and proactive Executive Assistant to support our client's senior leadership and help drive the day-to-day operations of a growing organization.
This is more than traditional administrative support—you’ll act as a trusted partner, helping leaders stay organized, manage priorities, and keep the office running efficiently for a team of 50 associates.
What You’ll Do
- Provide high-level administrative support to leadership, including calendar management, meeting coordination, and travel arrangements
- Serve as the central point of contact for the office, ensuring a seamless and professional environment
- Coordinate leadership meetings, prepare agendas, capture notes, and follow up on action items
- Support office operations, including workspace planning, supplies, and facilities coordination as the team grows
- Create and manage reports, trackers, and executive-level documentation
- Partner closely with HR and Talent Acquisition to coordinate interview scheduling, offer logistics, and hiring processes
- Lead onboarding coordination for new hires and assist with offboarding activities
- Manage requests related to equipment, access, and workspace needs
- Track PTO and scheduling across the team, helping leadership stay informed and aligned
- Assist with employee communications, approvals, and workforce-related processes
- Plan and support team events, recognition efforts, and office culture initiatives
- Support annual processes such as performance reviews, merit increases, and bonus cycles
- Help identify training needs and coordinate learning and development opportunities
What We’re Looking For
- Experienced Executive Assistant with a proactive, detail-oriented approach
- Strong business partner mindset with the ability to support senior leaders effectively
- High level of professionalism and discretion with confidential information
- Excellent communication skills and the ability to interact across all levels of the organization
- Strong organizational and time management skills in a fast-paced environment
- Ability to anticipate needs, solve problems, and keep leaders organized and focused
- Experience supporting a corporate environment preferred
Qualifications
- 5 years of administrative or executive assistant experience required
- Experience supporting senior leadership preferred
- Exposure to HR, recruiting, or workforce coordination is a plus
- Bachelor’s degree preferred
Technical Skills
- Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)
- Familiarity with HRIS or applicant tracking systems is a plus
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.