Executive Assistant- Board of Director Support NUMÉRO DE POSTE: 481890
Executive Assistant- Board of Directors Support
Location: Los Angeles, CA 90028Hybrid: Onsite Monday–Thursday; Fridays remote
Compensation: $80,000–$95,000 base salary, depending on experience
Overview
A mission-driven national nonprofit organization is seeking a highly polished and experienced Executive Assistant to support its CEO and a senior executive leader. This is a high-visibility role requiring exceptional judgment, professionalism, and the ability to manage sensitive executive, board, and stakeholder matters with discretion.The ideal candidate brings strong experience supporting senior executives, coordinating board and committee activity, preparing executive materials, and serving as a trusted partner in a fast-paced, relationship-driven environment. This position is best suited for someone who is proactive, detail-oriented, and comfortable handling shifting priorities while maintaining a high standard of service and follow-through.
Key Responsibilities
Executive Support
- Provide high-level administrative support to the CEO and a senior strategic leader
- Manage complex calendars, meeting cadence, and scheduling across internal and external stakeholders
- Coordinate travel arrangements, itineraries, and expense reconciliation
- Prepare executives for meetings through briefing materials, agendas, and follow-up support
- Draft and manage executive correspondence, including internal and external communications
- Serve as a gatekeeper and trusted point of coordination for executive priorities
Board & Committee Support
- Coordinate logistics for board and committee meetings, including scheduling, meeting preparation, and follow-up
- Prepare, organize, and distribute board materials, presentations, and meeting packets
- Take accurate meeting minutes and track action items through completion
- Help maintain regular communication with board members and other high-level stakeholders
- Support stewardship efforts, meeting touchpoints, and relationship-building activities with board members and prospects
Executive Materials & Communications
- Create, edit, and organize presentations, briefings, reports, and other executive-facing documents
- Ensure materials are polished, accurate, and aligned with executive preferences
- Support donor, stakeholder, and board-related communications with professionalism and attention to detail
Special Projects & Cross-Functional Support
- Assist executive leadership with special initiatives, events, and organizational projects
- Coordinate logistics for board meetings, site visits, fundraising activities, and other high-touch engagements
- Support preparation for audits, compliance tracking, and document organization as needed
- Provide administrative support to a small executive leadership team when priorities require it
Required Qualifications
- 7 years of progressive executive support experience, ideally supporting C-suite leaders
- Demonstrated experience working with boards, committees, and high-level external stakeholders
- Strong experience with complex calendar management, travel coordination, meeting preparation, and expense reporting
- Excellent written communication skills, with the ability to draft polished and professional correspondence
- Proven ability to handle confidential information with discretion and sound judgment
- Strong organizational skills with exceptional attention to detail and follow-through
- Advanced proficiency in Microsoft Office Suite, including PowerPoint, Outlook, Word, and Excel
Preferred Qualifications
- Bachelor’s degree
- Experience in a nonprofit, education, government, university, or other mission-driven environment
- Background supporting donor relations, external stakeholders, or executive board engagement
- Experience preparing meeting minutes, tracking action items, and supporting executive-level events
What Will Make Someone Successful in This Role
- Strong board support experience and comfort interacting with senior stakeholders
- A polished, professional presence and the ability to represent executive leadership well
- Excellent anticipation skills and the ability to quickly adapt to a detail-oriented leadership style
- Patience, maturity, and a service-oriented approach
- A high level of discretion, responsiveness, and ownership
- Consistent professionalism in communication, organization, and follow-up
Avis sur l’égalité en matière d’emploi
Vaco by Highspring est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité en matière d’emploi et qui ne pratique aucune discrimination à l’égard des employés ou candidats à un emploi sur le plan de la race (notamment en ce qui a trait aux caractéristiques historiquement associées à la race, comme la texture des cheveux et la coiffure), couleur de la peau, le sexe (ce qui inclut l’état de grossesse ou les conditions connexes), la religion ou les croyances, l’origine nationale, la citoyenneté, l’âge, le handicap, le statut d’ancien combattant, l’adhésion à un syndicat, l’appartenance ethnique, le genre, l’identité de genre, l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’affiliation politique ou autre caractéristique protégée par les lois fédérales, d’État ou locales.
Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales s’engagent à la pleine inclusion de toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales veilleront à ce que les personnes handicapées bénéficient de mesures d’adaptation raisonnables. Si des mesures d’adaptation raisonnables sont nécessaires pour vous permettre de participer au processus de candidature ou d’entretien d’embauche, d’exercer les fonctions essentielles du poste et/ou de bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats sachent que la loi interdit la discrimination dans le milieu de travail.
Avis de représentation
En soumettant votre candidature à ce poste, vous convenez que vous accordez à Vaco by Highspring le droit exclusif de vous présenter en tant que candidat eu égard à l’offre d’emploi susmentionnée. Vous reconnaissez en outre que vous avez fourni des renseignements exacts sur vous-même et que vous n’avez pas volontairement dénaturé vos qualifications. Dans toute la mesure permise par la loi, vous vous engagez également à garder confidentiels tous les renseignements que vous obtiendrez de Vaco by Highspring concernant le poste et à ne divulguer les renseignements relatifs au poste que si cela est absolument nécessaire pour respecter une obligation afférente à votre candidature. En contrepartie, Vaco by Highspring s’engage à déployer des efforts raisonnables pour vous représenter dans le cadre de toute sollicitation, présélection en matière d’emploi et diffusion de CV.
Concernant les résidents de l’Ontario, Canada : d’après ce que Highspring retient de ses discussions avec son Client ce poste est actuellement vacant (soit par le truchement de Highspring en tant que sous-traitant, soit auprès du Client).
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ainsi que sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales (« nous », « notre/nos » ou « Vaco by Highspring ») respectent votre vie privée et s’engagent à vous informer de ses politiques en toute transparence.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’Avis de collecte par les RH de Vaco by Highspring concernant les candidats et les employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent consulter nos politiques propres à l’État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays régis par le RGPD peuvent consulter nos politiques ici.
De plus, les candidatures à ce poste seront soumises à une présélection des candidats effectuée par l’IA visant à vérifier que les exigences minimales indiquées au titre du poste sont respectées. Vous trouverez plus de détails sur l’utilisation de l’IA par Vaco by Highspring ici (https://www.highspring.com/ai-use-notices/). L’évaluation des candidatures après cette phase initiale sera menée par des recruteurs et gestionnaires d’embauche. Vaco by Highspring n’a pas d’information ni d’opinion sur l’utilisation de solutions d’IA par son client dans le cadre de l’embauche.
Avis sur la transparence salariale
La rémunération fixée pour ce poste, et d’autres, auprès de Vaco by Highspring dépend de nombreux facteurs,notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences en matière de permis d’exercice et de certification;
- l’emplacement du bureau et autres considérations géographiques;
- d’autres besoins commerciaux et organisationnels.
Cela étant, conformément à la loi locale, Vaco by Highspring estime qu’en fonction des critères susmentionnés, la fourchette salariale suivante constitue une estimation raisonnable de la rémunération de base pour une personne embauchée à ce poste dans les régions géographiques exigeant la divulgation de la fourchette salariale. Le ou la titulaire du poste peut également être admissible à des primes discrétionnaires.