Accounts Receivable Specialist NUMÉRO DE POSTE: 482258
Accounts Receivable & Cash Applications Specialist
Position Summary
The Accounts Receivable & Cash Applications Specialist is responsible for the accurate and timely processing of client payments, cash receipts, and related accounts receivable activities. This role ensures the integrity of cash application processes, researches payment discrepancies, maintains supporting documentation, and assists with various accounts receivable projects.
This role is a Temp to Hire. Will start 5 days IN-Office while training and then switch to 4 in & 1 at home.
Essential Duties and Responsibilities
The essential functions include, but are not limited to, the following:
- Process daily cash receipts and generate accurate deposit reports.
- Apply and reconcile client payments received via ACH, lockbox, wire transfer, and other payment methods.
- Process secure credit card transactions in accordance with company policies and compliance requirements.
- Maintain supporting documentation and audit trails related to daily deposit activity.
- Research and resolve unapplied cash, overpayments, duplicate payments, and other payment discrepancies.
- Investigate and analyze non-sufficient funds (NSF) transactions and coordinate appropriate corrective actions.
- Process approved write-offs and write-downs in accordance with company policies and management direction.
- Research and process write-offs related to aged balances, uncollectible accounts, and payment adjustments.
- Create, maintain, and update spreadsheets and reports related to deposits, cash applications, and accounts receivable activities.
- Reconcile payment information and ensure timely and accurate posting of transactions to the accounting system.
- Collaborate with internal departments to resolve account discrepancies and payment-related inquiries.
- Participate in special projects, process improvement initiatives, and other ad hoc assignments as needed.
Qualifications
Education and Experience
- 5–8 years of Accounts Receivable and/or Cash Applications experience required.
- Elite Enterprise and/or Aderant accounting systems preferred.
Knowledge, Skills, and Abilities
- Strong understanding of accounts receivable principles and cash application processes.
- Ability to follow established standard operating procedures while maintaining accuracy and efficiency.
- Strong analytical, problem-solving, and organizational skills.
- Advanced attention to detail with excellent reconciliation capabilities.
- Proficiency in Microsoft Excel, including the ability to create and maintain spreadsheets and financial reports.
- Ability to manage multiple priorities and meet deadlines in a fast-paced environment.
- Strong communication and interpersonal skills with a collaborative, team-oriented approach.
- Demonstrated ability to handle confidential and fiduciary information with the highest degree of integrity and professionalism.
- Ability to work independently while contributing effectively as part of a team.
Competencies
- Attention to Detail
- Accountability
- Financial Accuracy
- Problem Solving
- Time Management
- Collaboration
- Integrity and Confidentiality
- Customer Service Orientation
- Process Improvement Mindset
Determining compensation for this role (and others) at Vaco/Highspring depends upon a wide array of factors including but not limited to the individual’s skill sets, experience and training, licensure and certifications, office location and other geographic considerations, as well as other business and organizational needs. With that said, as required by local law in geographies that require salary range disclosure, Vaco/Highspring notes the salary range for the role is noted in this job posting. The individual may also be eligible for discretionary bonuses, and can participate in medical, dental, and vision benefits as well as the company’s 401(k) retirement plan. Additional disclaimer: Unless otherwise noted in the job description, the position Vaco/Highspring is filing for is occupied. Please note, however, that Vaco/Highspring is regularly asked to provide talent to other organizations. By submitting to this position, you are agreeing to be included in our talent pool for future hiring for similarly qualified positions. Submissions to this position are subject to the use of AI to perform preliminary candidate screenings, focused on ensuring minimum job requirements noted in the position are satisfied. Further assessment of candidates beyond this initial phase within Vaco/Highspring will be otherwise assessed by recruiters and hiring managers. Vaco/Highspring does not have knowledge of the tools used by its clients in making final hiring decisions and cannot opine on their use of AI products.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.