Senior Payroll Specialist NUMÉRO DE POSTE: 482436
Direct Hire
We are seeking a detail-oriented and experienced Senior Payroll Specialist to oversee accurate, timely, and compliant payroll processing while serving as the primary internal expert for Paychex payroll administration.
???????Position Summary
The Senior Payroll Specialist is responsible for managing the full-cycle payroll process for hourly, salaried, part-time, full-time, and multi-location employees within a healthcare environment. This role ensures payroll accuracy, regulatory compliance, proper timekeeping integration, and effective coordination with Human Resources, Finance, Operations, and Paychex. The ideal candidate has strong payroll expertise, healthcare or senior care industry experience, and advanced knowledge of Paychex systems and payroll compliance requirements.
Key Responsibilities
- Process bi-weekly, weekly, off-cycle, bonus, and adjustment payrolls through Paychex with a high degree of accuracy and timeliness.
- Review, audit, and validate payroll data, including hours worked, overtime, shift differentials, PTO, holiday pay, bonuses, garnishments, deductions, and retroactive adjustments.
- Serve as the primary point of contact for Paychex payroll processing, system configuration, issue resolution, reporting, and service escalations.
- Maintain accurate payroll records for employees across multiple healthcare locations, departments, and employment classifications.
- Partner with Human Resources to ensure accurate processing of new hires, terminations, status changes, wage changes, benefits deductions, leaves of absence, and direct deposit updates.
- Collaborate with Finance and Accounting to reconcile payroll registers, general ledger entries, payroll taxes, benefit deductions, and employer contributions.
- Ensure compliance with federal, state, and local wage and hour laws, payroll tax requirements, healthcare employment regulations, and company policies.
- Monitor timekeeping data and work with managers to resolve missing punches, scheduling discrepancies, overtime concerns, and approval issues before payroll submission.
- Prepare payroll reports, audit summaries, labor cost reports, headcount reports, and other ad hoc reporting for leadership, Finance, HR, and Operations.
- Support year-end payroll activities, including W-2 review, payroll tax reconciliation, earnings verification, and coordination with Paychex.
- Respond to employee payroll questions professionally and confidentially, ensuring timely resolution of pay, deduction, tax, and timekeeping concerns.
- Identify opportunities to improve payroll processes, strengthen controls, reduce errors, and increase Paychex system utilization.
- Maintain confidentiality of employee payroll, compensation, benefits, and personnel information at all times.
- High school diploma or equivalent required; associate or bachelor’s degree in Accounting, Finance, Human Resources, Business Administration, or related field preferred.
- Minimum of 4–6 years of progressive payroll experience, preferably in healthcare, senior living, home health, long-term care, or a multi-location service environment.
- Hands-on experience processing payroll through Paychex required.
- Strong understanding of federal, state, and local payroll regulations, wage and hour laws, payroll tax requirements, garnishments, and benefit deductions.
- Experience with high-volume payroll processing for hourly and salaried employees.
- Proficiency with Microsoft Excel, including sorting, filtering, formulas, pivot tables, and payroll data validation.
- Ability to manage confidential information with professionalism, discretion, and accuracy.
- Strong attention to detail, organizational skills, follow-through, and ability to meet strict payroll deadlines.
- Certified Payroll Professional (CPP) or Fundamental Payroll Certification (FPC) preferred.
- Experience supporting payroll for senior care, assisted living, skilled nursing, behavioral health, home care, or other healthcare operations.
- Experience with multi-state payroll processing and multiple pay codes, shift differentials, and overtime rules.
- Knowledge of HRIS, timekeeping, benefits administration, and payroll accounting workflows.
- Experience supporting audits, payroll compliance reviews, and process improvement initiatives.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
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- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
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Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.