Senior HR Coordinator NUMÉRO DE POSTE: 482528
Client: Confidential
Job Title: Senior HR Coordinator
Industry: Professional Services Firm (Similar industry preferred)
Location: Remote (Preferred EST, CST but potentially open to other timezones)
Salary: $65,000–$73,000
PERM
Position Summary
The Human Resources Coordinator provides operational and administrative support across the People & Culture function for multiple office locations. This role is responsible for coordinating day-to-day HR activities throughout the employee lifecycle, including onboarding, employee records management, benefits administration, HR compliance, performance management support, and employee engagement initiatives.
The Human Resources Coordinator partners closely with employees, managers, and leadership to deliver a positive employee experience while ensuring accurate, timely, and confidential HR operations.
Key Responsibilities
HR Operations
- Maintain accurate employee records and HR information systems (HRIS).
- Process employee status changes, including hires, transfers, promotions, and separations.
- Assist with employment verifications, HR reporting, and data management.
- Maintain HR documentation, forms, policies, and standard operating procedures.
- Ensure compliance with company policies and applicable employment laws.
Benefits Administration & Leave Management
- Coordinate employee benefits enrollment, qualifying life event changes, and benefit terminations.
- Administer employee leave programs, including FMLA, state leave programs, ADA accommodations, and short- and long-term disability claims.
- Prepare, submit, and track disability documentation with insurance carriers and third-party administrators.
- Respond to employee inquiries regarding benefits and leave programs while maintaining confidentiality.
Employee Experience
- Support onboarding and offboarding processes to ensure a seamless employee experience.
- Assist with performance management activities and employee engagement initiatives.
- Partner with managers and employees to provide HR guidance and administrative support.
- Contribute to initiatives that foster a collaborative, inclusive, and positive workplace culture.
Qualifications
- Bachelor's degree in Human Resources, Business Administration, or a related field preferred.
- 2–4 years of Human Resources experience.
- Experience supporting multiple HR functions across the employee lifecycle.
- Proficiency with HRIS platforms and Microsoft Office Suite.
- Strong organizational, communication, and interpersonal skills.
- Ability to handle confidential information with professionalism and discretion.
- Detail-oriented with the ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
Preferred Skills
- Knowledge of federal, state, and local employment laws and regulations.
- Experience administering employee benefits and leave of absence programs.
- Strong problem-solving, customer service, and relationship-building skills.
- Ability to work independently while collaborating effectively across teams.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.