Executive Assistant NUMÉRO DE POSTE: 482669
Executive Assistant
Location: Irvine, CA (Hybrid)
Schedule: Monday–Thursday Onsite | Friday Remote
Compensation: $40–$50/hour DOE
Employment Type: Contract
Position Overview
A growing and fast-paced organization is seeking an experienced Executive Assistant to provide high-level support to senior leadership. This role requires a proactive, resourceful professional who can anticipate needs, manage competing priorities, and serve as a trusted partner to executives.
The ideal candidate thrives in a dynamic environment, exercises sound judgment, and is comfortable supporting leaders with demanding schedules and frequent travel.
Key Responsibilities
- Provide executive-level administrative support to senior leadership
- Proactively manage complex calendars, scheduling changes, and shifting priorities
- Coordinate domestic and international travel arrangements, accommodations, and itineraries
- Organize executive meetings, off-sites, and special events
- Prepare agendas, presentations, reports, meeting materials, and correspondence
- Take and distribute meeting notes and track action items as needed
- Process expense reports and reconcile corporate credit card statements
- Manage multiple projects simultaneously while meeting deadlines
- Serve as a liaison between executives and internal/external stakeholders
- Handle confidential and sensitive information with the highest level of discretion
- Identify opportunities to streamline processes and improve efficiencies
- Provide administrative support for special projects and business initiatives
Qualifications
- 5 years of experience supporting two or more senior-level executives
- Proven experience managing complex calendars and executive schedules
- Strong background coordinating travel, meetings, and event logistics
- Experience processing expense reports and credit card reconciliations
- Exceptional organizational skills and attention to detail
- Ability to prioritize effectively in a fast-paced environment
- Self-starter with a proactive, solutions-oriented mindset
- Strong written and verbal communication skills
- High degree of professionalism, discretion, and integrity
- Ability to work independently and adapt to changing priorities
Preferred Qualifications
- Bachelor's degree preferred
- Advanced proficiency with Microsoft Outlook, Excel, PowerPoint, and Word
- Experience with Concur, TripIt, or similar travel and expense management platforms
- Experience supporting executives in a high-growth or rapidly evolving organization
What We're Looking For
This opportunity is ideal for an Executive Assistant who takes ownership, anticipates needs before they arise, and enjoys being a strategic partner to leadership. Success in this role requires initiative, adaptability, and a strong ability to create structure and efficiency in a constantly evolving environment.
Apply today if you're a proactive Executive Assistant looking for your next long-term opportunity supporting executive leadership in a dynamic professional environment.
Determining compensation for this role (and others) at Vaco/Highspring depends upon a wide array of factors including but not limited to the individual’s skill sets, experience and training, licensure and certifications, office location and other geographic considerations, as well as other business and organizational needs. With that said, as required by local law in geographies that require salary range disclosure, Vaco/Highspring notes the salary range for the role is noted in this job posting. The individual may also be eligible for discretionary bonuses, and can participate in medical, dental, and vision benefits as well as the company’s 401(k) retirement plan. Additional disclaimer: Unless otherwise noted in the job description, the position Vaco/Highspring is filing for is occupied. Please note, however, that Vaco/Highspring is regularly asked to provide talent to other organizations. By submitting to this position, you are agreeing to be included in our talent pool for future hiring for similarly qualified positions. Submissions to this position are subject to the use of AI to perform preliminary candidate screenings, focused on ensuring minimum job requirements noted in the position are satisfied. Further assessment of candidates beyond this initial phase within Vaco/Highspring will be otherwise assessed by recruiters and hiring managers. Vaco/Highspring does not have knowledge of the tools used by its clients in making final hiring decisions and cannot opine on their use of AI products.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
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Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.