Fleet & Asset Manager NUMÉRO DE POSTE: 482899
Vaco of Highspring is staffing for a Fleet & Asset Manager, onsite in far Northeast, FL, onsite daily with a chance of hybrid- 1 day remote, etc, after 90 day review.
Hours are Mon-Fri with flex start/end time ranging from 7 am to 5pm as long as business needs are met.
Reports To: Director of Finance
Position Summary
The Fleet & Asset Specialist is responsible for lifecycle management, compliance oversight, financial coordination, and operational tracking of all company-owned vehicles, mobile equipment, designated capital assets, and centralized asset registry records. This role ensures regulatory compliance, cost efficiency, accurate documentation, and alignment between operational use and financial reporting. The position serves as a control point between Operations, HR, Security, Vehicle Maintenance, Insurance providers, DMV/DOT authorities, and Accounting.
Core Responsibilities
Fleet Procurement & Strategic Planning
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Develop and maintain relationships with preferred fleet dealers and equipment vendors.
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Negotiate pricing, service agreements, and procurement terms.
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Evaluate fleet condition, age, and utilization and provide written recommendations.
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Maintain a rolling 3–5 year fleet replacement forecast.
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Ensure capital purchases follow approved expenditure policies.
Titling, Registration & Regulatory Compliance
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Coordinate titling and registration of all vehicles and qualifying vessels, and equipment.
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Distribute and track annual tag renewals.
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Maintain communication with all applicable regulatory agencies such as DMV, Coast Guard, and DOT authorities.
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Retire and cancel tags for decommissioned or scrapped vehicles.
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Maintain master registration and compliance calendar.
Fuel Program Management
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Administer company fuel program
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Assign fuel cards to vehicles and/or drivers.
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Monitor fuel usage and anomalies.
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Review monthly fuel spend reports and flag irregular activity.
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Coordinate reconciliation with Accounting.
Maintenance & Safety Coordination
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Maintain centralized maintenance documentation for all fleet assets.
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Coordinate with Vehicle Maintenance Manager regarding preventative maintenance schedules.
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Track inspection certifications and compliance deadlines.
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Conduct periodic safety verification audits.
Insurance & Risk Coordination
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Coordinate insurance coverage for all fleet, vessels, and specialized assets.
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Ensure newly acquired assets are added to policies promptly.
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Distribute updated insurance certificates to departments.
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Support accident and claims documentation in coordination with Security.
Key & Access Control
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Maintain master key log and assigned vehicle documentation.
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Conduct periodic physical verification of vehicle possession.
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Coordinate with Security for access-related issues.
Asset Inventory & Lifecycle Management
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Maintain inventory of additional mobile and high-value assets (e.g., generators, trailers, specialty equipment).
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Track inspection status, location, and maintenance records.
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Coordinate internal transfers and retitling when required.
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Manage asset disposition including sale, auction, scrap, or decommissioning.
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Ensure proper documentation for accounting gain/loss recognition.
Real Property & Deeded Asset Registry (Limited Oversight)
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Maintain centralized registry of company-owned real property including parcel numbers, legal descriptions, physical addresses, and county jurisdiction.
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Maintain copies of deeds and related documentation.
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Track key compliance dates related to property tax cycles and filings.
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Coordinate with Accounting regarding annual property tax reporting and Statement of Values reconciliation.
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Support documentation requests for audits or due diligence processes.
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Property tax payments and financial reconciliation remain the responsibility of the Accounting Department.
Financial Coordination & Budget Oversight
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Develop annual fleet operating budget (fuel, maintenance, registration, insurance).
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Monitor budget vs. actual performance monthly and provide variance explanations.
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Provide Accounting with complete asset documentation upon acquisition or disposal.
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Support annual asset reconciliations and audit requests.
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Maintain updated Statement of Values asset list.
Cross-Departmental Coordination
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Coordinate with HR regarding driver eligibility and MVR compliance.
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Coordinate with Security for accident reporting and incident documentation.
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Ensure alignment between Operations and Accounting for asset tracking and compliance.
Qualifications
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5 years experience in fleet management, asset management, or operational oversight.
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Strong vendor negotiation and procurement skills.
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Knowledge of DOT regulations and compliance standards.
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Experience with asset tracking systems and maintenance software.
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Strong organizational and analytical skills.
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Ability to coordinate cross-functionally across departments.
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Proficient use of Excel.
Avis sur l’égalité en matière d’emploi
Vaco by Highspring est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité en matière d’emploi et qui ne pratique aucune discrimination à l’égard des employés ou candidats à un emploi sur le plan de la race (notamment en ce qui a trait aux caractéristiques historiquement associées à la race, comme la texture des cheveux et la coiffure), couleur de la peau, le sexe (ce qui inclut l’état de grossesse ou les conditions connexes), la religion ou les croyances, l’origine nationale, la citoyenneté, l’âge, le handicap, le statut d’ancien combattant, l’adhésion à un syndicat, l’appartenance ethnique, le genre, l’identité de genre, l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’affiliation politique ou autre caractéristique protégée par les lois fédérales, d’État ou locales.
Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales s’engagent à la pleine inclusion de toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales veilleront à ce que les personnes handicapées bénéficient de mesures d’adaptation raisonnables. Si des mesures d’adaptation raisonnables sont nécessaires pour vous permettre de participer au processus de candidature ou d’entretien d’embauche, d’exercer les fonctions essentielles du poste et/ou de bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats sachent que la loi interdit la discrimination dans le milieu de travail.
Avis de représentation
En soumettant votre candidature à ce poste, vous convenez que vous accordez à Vaco by Highspring le droit exclusif de vous présenter en tant que candidat eu égard à l’offre d’emploi susmentionnée. Vous reconnaissez en outre que vous avez fourni des renseignements exacts sur vous-même et que vous n’avez pas volontairement dénaturé vos qualifications. Dans toute la mesure permise par la loi, vous vous engagez également à garder confidentiels tous les renseignements que vous obtiendrez de Vaco by Highspring concernant le poste et à ne divulguer les renseignements relatifs au poste que si cela est absolument nécessaire pour respecter une obligation afférente à votre candidature. En contrepartie, Vaco by Highspring s’engage à déployer des efforts raisonnables pour vous représenter dans le cadre de toute sollicitation, présélection en matière d’emploi et diffusion de CV.
Concernant les résidents de l’Ontario, Canada : d’après ce que Highspring retient de ses discussions avec son Client ce poste est actuellement vacant (soit par le truchement de Highspring en tant que sous-traitant, soit auprès du Client).
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ainsi que sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales (« nous », « notre/nos » ou « Vaco by Highspring ») respectent votre vie privée et s’engagent à vous informer de ses politiques en toute transparence.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’Avis de collecte par les RH de Vaco by Highspring concernant les candidats et les employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent consulter nos politiques propres à l’État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays régis par le RGPD peuvent consulter nos politiques ici.
De plus, les candidatures à ce poste seront soumises à une présélection des candidats effectuée par l’IA visant à vérifier que les exigences minimales indiquées au titre du poste sont respectées. Vous trouverez plus de détails sur l’utilisation de l’IA par Vaco by Highspring ici (https://www.highspring.com/ai-use-notices/). L’évaluation des candidatures après cette phase initiale sera menée par des recruteurs et gestionnaires d’embauche. Vaco by Highspring n’a pas d’information ni d’opinion sur l’utilisation de solutions d’IA par son client dans le cadre de l’embauche.
Avis sur la transparence salariale
La rémunération fixée pour ce poste, et d’autres, auprès de Vaco by Highspring dépend de nombreux facteurs,notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences en matière de permis d’exercice et de certification;
- l’emplacement du bureau et autres considérations géographiques;
- d’autres besoins commerciaux et organisationnels.
Cela étant, conformément à la loi locale, Vaco by Highspring estime qu’en fonction des critères susmentionnés, la fourchette salariale suivante constitue une estimation raisonnable de la rémunération de base pour une personne embauchée à ce poste dans les régions géographiques exigeant la divulgation de la fourchette salariale. Le ou la titulaire du poste peut également être admissible à des primes discrétionnaires.