Customer Service Rep-Logistics NUMÉRO DE POSTE: 483744
Vaco has a great opportunity for a Customer Service Representative in Jacksonville, Florida. This job is contract to hire and is fully onsite during training, hybrid thereafter.
Position Summary
We are seeking a Customer Service Representative to serve as the primary point of contact for customers throughout the lifecycle of their service experience. This role is responsible for coordinating logistics, providing timely updates, resolving issues, and delivering exceptional customer support while ensuring a positive overall customer experience.
The ideal candidate thrives in a fast-paced environment, enjoys helping customers, excels at multitasking, and can effectively manage a high volume of phone calls, emails, and administrative tasks simultaneously.
Key Responsibilities
Customer Support & Communication
- Serve as the primary point of contact for customers from initial scheduling through service completion.
- Build positive customer relationships through proactive communication and follow-up.
- Educate customers regarding timelines, processes, expectations, and available services.
- Respond promptly to customer inquiries via phone, email, and text.
- Resolve customer concerns and escalate issues when necessary.
- Maintain detailed and accurate records of all customer interactions.
Coordination & Scheduling
- Coordinate scheduling changes, service requests, and customer updates.
- Communicate with internal teams and external partners to ensure timely service delivery.
- Monitor active accounts and provide customers with status updates and estimated timelines.
- Assist with appointment confirmations and service-related communications.
- Coordinate delivery and scheduling information with operational teams.
Problem Resolution
- Address service disruptions, delays, and customer concerns.
- Investigate issues and work with internal stakeholders to identify solutions.
- Escalate unresolved matters to management as appropriate.
- Provide support for claims, service recovery efforts, and customer retention initiatives.
Administrative Responsibilities
- Manage high volumes of incoming and outgoing communications.
- Maintain accurate customer records within company systems.
- Review reports, dashboards, and activity queues to identify priority actions.
- Track open issues and ensure timely follow-up and resolution.
- Assist with special projects and process improvement initiatives.
Qualifications
Required
- High school diploma or equivalent.
- Strong customer service experience in a professional environment.
- Excellent verbal and written communication skills.
- Professional phone presence and customer-focused approach.
- Strong organizational and time management skills.
- Ability to multitask and prioritize competing demands.
- Proficiency with Microsoft Office applications, including Outlook.
- Ability to learn and navigate multiple software systems simultaneously.
Preferred
- Associate's or Bachelor's degree.
- Experience in customer service, logistics, transportation, supply chain, dispatching, scheduling, hospitality, or related industries.
- Experience working in a high-volume call or service environment.
Desired Attributes
- Highly adaptable and comfortable in a fast-paced environment.
- Strong critical thinking and problem-solving skills.
- Technology savvy and able to quickly learn new systems.
- Detail-oriented with excellent follow-through.
- Team-oriented with a positive attitude.
- Able to manage multiple priorities while maintaining a high level of customer satisfaction.
Work Environment
- Fast-paced customer service environment with a high volume of phone, email, and electronic communications.
- Collaborative team atmosphere with opportunities for growth and development.
- Hybrid work flexibility available following successful completion of training and performance milestones.
Determining compensation for this role (and others) at Vaco/Highspring depends upon a wide array of factors including but not limited to the individual’s skill sets, experience and training, licensure and certifications, office location and other geographic considerations, as well as other business and organizational needs. With that said, as required by local law in geographies that require salary range disclosure, Vaco/Highspring notes the salary range for the role is noted in this job posting. The individual may also be eligible for discretionary bonuses, and can participate in medical, dental, and vision benefits as well as the company’s 401(k) retirement plan. Additional disclaimer: Unless otherwise noted in the job description, the position Vaco/Highspring is filing for is occupied. Please note, however, that Vaco/Highspring is regularly asked to provide talent to other organizations. By submitting to this position, you are agreeing to be included in our talent pool for future hiring for similarly qualified positions. Submissions to this position are subject to the use of AI to perform preliminary candidate screenings, focused on ensuring minimum job requirements noted in the position are satisfied. Further assessment of candidates beyond this initial phase within Vaco/Highspring will be otherwise assessed by recruiters and hiring managers. Vaco/Highspring does not have knowledge of the tools used by its clients in making final hiring decisions and cannot opine on their use of AI products.
Avis sur l’égalité en matière d’emploi
Vaco by Highspring est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité en matière d’emploi et qui ne pratique aucune discrimination à l’égard des employés ou candidats à un emploi sur le plan de la race (notamment en ce qui a trait aux caractéristiques historiquement associées à la race, comme la texture des cheveux et la coiffure), couleur de la peau, le sexe (ce qui inclut l’état de grossesse ou les conditions connexes), la religion ou les croyances, l’origine nationale, la citoyenneté, l’âge, le handicap, le statut d’ancien combattant, l’adhésion à un syndicat, l’appartenance ethnique, le genre, l’identité de genre, l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’affiliation politique ou autre caractéristique protégée par les lois fédérales, d’État ou locales.
Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales s’engagent à la pleine inclusion de toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales veilleront à ce que les personnes handicapées bénéficient de mesures d’adaptation raisonnables. Si des mesures d’adaptation raisonnables sont nécessaires pour vous permettre de participer au processus de candidature ou d’entretien d’embauche, d’exercer les fonctions essentielles du poste et/ou de bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats sachent que la loi interdit la discrimination dans le milieu de travail.
Avis de représentation
En soumettant votre candidature à ce poste, vous convenez que vous accordez à Vaco by Highspring le droit exclusif de vous présenter en tant que candidat eu égard à l’offre d’emploi susmentionnée. Vous reconnaissez en outre que vous avez fourni des renseignements exacts sur vous-même et que vous n’avez pas volontairement dénaturé vos qualifications. Dans toute la mesure permise par la loi, vous vous engagez également à garder confidentiels tous les renseignements que vous obtiendrez de Vaco by Highspring concernant le poste et à ne divulguer les renseignements relatifs au poste que si cela est absolument nécessaire pour respecter une obligation afférente à votre candidature. En contrepartie, Vaco by Highspring s’engage à déployer des efforts raisonnables pour vous représenter dans le cadre de toute sollicitation, présélection en matière d’emploi et diffusion de CV.
Concernant les résidents de l’Ontario, Canada : d’après ce que Highspring retient de ses discussions avec son Client ce poste est actuellement vacant (soit par le truchement de Highspring en tant que sous-traitant, soit auprès du Client).
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ainsi que sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales (« nous », « notre/nos » ou « Vaco by Highspring ») respectent votre vie privée et s’engagent à vous informer de ses politiques en toute transparence.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’Avis de collecte par les RH de Vaco by Highspring concernant les candidats et les employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent consulter nos politiques propres à l’État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays régis par le RGPD peuvent consulter nos politiques ici.
De plus, les candidatures à ce poste seront soumises à une présélection des candidats effectuée par l’IA visant à vérifier que les exigences minimales indiquées au titre du poste sont respectées. Vous trouverez plus de détails sur l’utilisation de l’IA par Vaco by Highspring ici (https://www.highspring.com/ai-use-notices/). L’évaluation des candidatures après cette phase initiale sera menée par des recruteurs et gestionnaires d’embauche. Vaco by Highspring n’a pas d’information ni d’opinion sur l’utilisation de solutions d’IA par son client dans le cadre de l’embauche.
Avis sur la transparence salariale
La rémunération fixée pour ce poste, et d’autres, auprès de Vaco by Highspring dépend de nombreux facteurs,notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences en matière de permis d’exercice et de certification;
- l’emplacement du bureau et autres considérations géographiques;
- d’autres besoins commerciaux et organisationnels.
Cela étant, conformément à la loi locale, Vaco by Highspring estime qu’en fonction des critères susmentionnés, la fourchette salariale suivante constitue une estimation raisonnable de la rémunération de base pour une personne embauchée à ce poste dans les régions géographiques exigeant la divulgation de la fourchette salariale. Le ou la titulaire du poste peut également être admissible à des primes discrétionnaires.