Payroll Administrator NUMÉRO DE POSTE: 484415
Dallas, TX – hybrid, 3 days onsite
We are seeking a detail-oriented Payroll Administrator to manage end-to-end payroll processing across a complex global, multi-entity organization. This role is responsible for administering payroll operations in an Excel-driven environment while partnering with multiple third-party payroll providers to ensure employees are paid accurately and on time. The Payroll Administrator will maintain payroll records, support payroll compliance, prepare reporting, resolve employee inquiries, and continuously improve payroll processes across multiple jurisdictions.
This position requires strong technical payroll knowledge, exceptional attention to detail, advanced Excel skills, and the ability to coordinate effectively with internal stakeholders and external payroll vendors in a fast-paced international environment.
Compensation $100-120K Bonus
Key Responsibilities
- Process end-to-end payroll for multiple domestic and international legal entities, ensuring timely and accurate payroll execution.
- Coordinate payroll processing activities with multiple third-party payroll service providers across various countries and jurisdictions.
- Collect, validate, and reconcile payroll data including new hires, terminations, promotions, compensation changes, bonuses, commissions, equity transactions, and other payroll-related adjustments.
- Prepare, review, and maintain complex Excel workbooks used to compile, validate, and reconcile payroll data prior to payroll submission.
- Perform payroll audits and reconciliations to ensure payroll accuracy, identify discrepancies, and resolve issues before payroll is finalized.
- Maintain payroll records, documentation, and supporting schedules in accordance with company policies and regulatory requirements.
- Assist with payroll tax, statutory, and regulatory compliance by coordinating with external payroll providers and internal finance teams.
- Support monthly, quarterly, and annual payroll reporting, reconciliations, and accounting close activities.
- Prepare payroll-related journal entries and reconcile payroll accounts as assigned.
- Partner with Human Resources, Finance, Accounting, Tax, and external vendors to ensure accurate employee data and payroll processing.
- Respond to employee payroll inquiries regarding pay, deductions, taxes, benefits, leave balances, and other payroll-related matters.
- Assist with year-end payroll activities including annual tax reporting, reconciliations, and regulatory filings in partnership with payroll providers.
- Support internal and external audits by providing payroll documentation and responding to audit requests.
- Identify opportunities to improve payroll processes, strengthen internal controls, and increase operational efficiency within an Excel-intensive environment.
- Maintain confidentiality of sensitive employee and payroll information.
Qualifications
- Bachelor's degree in Accounting, Finance, Human Resources, Business Administration, or a related field preferred.
- 3–6 years of payroll administration experience in a multi-state and/or global payroll environment.
- Experience processing payroll across multiple legal entities.
- Experience coordinating payroll with third-party payroll providers.
- Strong understanding of payroll regulations, taxes, wage and hour requirements, and payroll compliance.
- Advanced Microsoft Excel skills, including complex formulas, pivot tables, lookups, data validation, and reconciliations.
- Experience working in highly manual or Excel-driven payroll environments.
- Ability to manage multiple payroll cycles, deadlines, and competing priorities with minimal supervision.
- Strong analytical, organizational, and problem-solving skills.
- Excellent communication and customer service skills with the ability to interact professionally with employees at all levels.
- High degree of accuracy, discretion, and attention to detail.
- Experience supporting international payroll operations is strongly preferred.
- Certified Payroll Professional (CPP) designation is a plus.
Determining compensation for this role (and others) at Vaco/Highspring depends upon a wide array of factors including but not limited to the individual’s skill sets, experience and training, licensure and certifications, office location and other geographic considerations, as well as other business and organizational needs. With that said, as required by local law in geographies that require salary range disclosure, Vaco/Highspring notes the salary range for the role is noted in this job posting. The individual may also be eligible for discretionary bonuses, and can participate in medical, dental, and vision benefits as well as the company’s 401(k) retirement plan. Additional disclaimer: Unless otherwise noted in the job description, the position Vaco/Highspring is filing for is occupied. Please note, however, that Vaco/Highspring is regularly asked to provide talent to other organizations. By submitting to this position, you are agreeing to be included in our talent pool for future hiring for similarly qualified positions. Submissions to this position are subject to the use of AI to perform preliminary candidate screenings, focused on ensuring minimum job requirements noted in the position are satisfied. Further assessment of candidates beyond this initial phase within Vaco/Highspring will be otherwise assessed by recruiters and hiring managers. Vaco/Highspring does not have knowledge of the tools used by its clients in making final hiring decisions and cannot opine on their use of AI products.
Avis sur l’égalité en matière d’emploi
Vaco by Highspring est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité en matière d’emploi et qui ne pratique aucune discrimination à l’égard des employés ou candidats à un emploi sur le plan de la race (notamment en ce qui a trait aux caractéristiques historiquement associées à la race, comme la texture des cheveux et la coiffure), couleur de la peau, le sexe (ce qui inclut l’état de grossesse ou les conditions connexes), la religion ou les croyances, l’origine nationale, la citoyenneté, l’âge, le handicap, le statut d’ancien combattant, l’adhésion à un syndicat, l’appartenance ethnique, le genre, l’identité de genre, l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’affiliation politique ou autre caractéristique protégée par les lois fédérales, d’État ou locales.
Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales s’engagent à la pleine inclusion de toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales veilleront à ce que les personnes handicapées bénéficient de mesures d’adaptation raisonnables. Si des mesures d’adaptation raisonnables sont nécessaires pour vous permettre de participer au processus de candidature ou d’entretien d’embauche, d’exercer les fonctions essentielles du poste et/ou de bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats sachent que la loi interdit la discrimination dans le milieu de travail.
Avis de représentation
En soumettant votre candidature à ce poste, vous convenez que vous accordez à Vaco by Highspring le droit exclusif de vous présenter en tant que candidat eu égard à l’offre d’emploi susmentionnée. Vous reconnaissez en outre que vous avez fourni des renseignements exacts sur vous-même et que vous n’avez pas volontairement dénaturé vos qualifications. Dans toute la mesure permise par la loi, vous vous engagez également à garder confidentiels tous les renseignements que vous obtiendrez de Vaco by Highspring concernant le poste et à ne divulguer les renseignements relatifs au poste que si cela est absolument nécessaire pour respecter une obligation afférente à votre candidature. En contrepartie, Vaco by Highspring s’engage à déployer des efforts raisonnables pour vous représenter dans le cadre de toute sollicitation, présélection en matière d’emploi et diffusion de CV.
Concernant les résidents de l’Ontario, Canada : d’après ce que Highspring retient de ses discussions avec son Client ce poste est actuellement vacant (soit par le truchement de Highspring en tant que sous-traitant, soit auprès du Client).
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ainsi que sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales (« nous », « notre/nos » ou « Vaco by Highspring ») respectent votre vie privée et s’engagent à vous informer de ses politiques en toute transparence.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’Avis de collecte par les RH de Vaco by Highspring concernant les candidats et les employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent consulter nos politiques propres à l’État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays régis par le RGPD peuvent consulter nos politiques ici.
De plus, les candidatures à ce poste seront soumises à une présélection des candidats effectuée par l’IA visant à vérifier que les exigences minimales indiquées au titre du poste sont respectées. Vous trouverez plus de détails sur l’utilisation de l’IA par Vaco by Highspring ici (https://www.highspring.com/ai-use-notices/). L’évaluation des candidatures après cette phase initiale sera menée par des recruteurs et gestionnaires d’embauche. Vaco by Highspring n’a pas d’information ni d’opinion sur l’utilisation de solutions d’IA par son client dans le cadre de l’embauche.
Avis sur la transparence salariale
La rémunération fixée pour ce poste, et d’autres, auprès de Vaco by Highspring dépend de nombreux facteurs,notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences en matière de permis d’exercice et de certification;
- l’emplacement du bureau et autres considérations géographiques;
- d’autres besoins commerciaux et organisationnels.
Cela étant, conformément à la loi locale, Vaco by Highspring estime qu’en fonction des critères susmentionnés, la fourchette salariale suivante constitue une estimation raisonnable de la rémunération de base pour une personne embauchée à ce poste dans les régions géographiques exigeant la divulgation de la fourchette salariale. Le ou la titulaire du poste peut également être admissible à des primes discrétionnaires.