OnBase Administrator NUMÉRO DE POSTE: 50769
OnBase Administrator
Position Summary
We are seeking an experienced OnBase Administrator to serve as the primary technical owner and administrator of our OnBase Enterprise Content Management (ECM) platform. This role will be responsible for the administration, configuration, security, maintenance, and ongoing optimization of the OnBase environment to support accounting, operations, and business processes across the organization.
The ideal candidate will possess deep hands-on experience with OnBase administration, workflow automation, document management, records retention, and system integrations. This individual will partner closely with business stakeholders and IT teams to drive operational efficiency, ensure platform stability, and support the long-term ECM strategy.
Key Responsibilities
OnBase Administration & Support
- Serve as the primary administrator and subject matter expert for the OnBase ECM platform.
- Configure, maintain, and support OnBase document types, keywords, user groups, security classes, workflows, life cycles, and records management processes.
- Manage platform security, permissions, and access controls to ensure compliance and data protection.
- Monitor system performance, troubleshoot issues, and resolve platform-related incidents.
- Coordinate and support OnBase upgrades, patches, enhancements, and system maintenance activities.
Workflow & Process Automation
- Design, develop, and maintain OnBase workflows, forms, and automation solutions.
- Identify opportunities to improve business processes through automation and standardization.
- Collaborate with business stakeholders to gather requirements and implement scalable ECM solutions.
- Support continuous improvement initiatives across multiple business functions.
Systems Integration & Technical Support
- Support integrations between OnBase and enterprise systems, including:
- CRM platforms
- Customer portals
- Line-of-business applications
- Microsoft 365
- Email systems
- File shares and repositories
- Work closely with Business Systems Analysts, Desktop Support, and other IT teams to resolve technical issues and address root causes.
- Ensure platform availability and reliability through proactive support and monitoring.
Documentation & Governance
- Develop and maintain technical documentation, system architecture diagrams, standard operating procedures, and user guides.
- Assist in establishing governance standards, security controls, and best practices for ECM usage.
- Support records retention and compliance requirements within the platform.
Vendor & User Support
- Manage relationships with OnBase vendors, consultants, and third-party support providers.
- Provide guidance, training, and best practices to business users and department leaders.
- Assist with platform roadmap planning and future-state ECM strategy initiatives.
Required Qualifications
- Bachelor's degree in Computer Science, Information Systems, or a related field, or equivalent combination of education and experience.
- 5 years of hands-on experience administering and supporting the OnBase platform.
- Strong experience with:
- OnBase administration
- Workflow configuration and automation
- Security administration
- Document management
- Records management
- Enterprise Content Management (ECM)
- Experience supporting system upgrades, patches, and platform enhancements.
- Strong troubleshooting, analytical, and problem-solving skills.
- Excellent verbal and written communication abilities.
- Ability to work independently while collaborating effectively across technical and business teams.
Preferred Qualifications
- OnBase/Hyland certifications.
- Experience with Active Directory, Azure AD, and Microsoft 365 integrations.
- Familiarity with Atlassian products such as:
- Jira Service Management
- Confluence
- Experience supporting enterprise application integrations.
- Knowledge of business process improvement and workflow optimization methodologies.
- Experience working with document retention and compliance requirements.
Ideal Candidate
The ideal candidate is a hands-on OnBase expert who combines strong technical administration skills with a customer-service mindset. This individual will be comfortable managing day-to-day platform operations while also driving strategic improvements, automation initiatives, and long-term ECM optimization efforts across the organization.
Work Authorization: Candidates must be authorized to work in the United States.
Talent Community Notice: By applying for this position, candidates may be considered for future opportunities requiring similar qualifications and experience.
By submitting to this position, you are agreeing to be included in our talent pool for future hiring for similarly qualified positions.Avis sur l’égalité en matière d’emploi
Vaco by Highspring est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité en matière d’emploi et qui ne pratique aucune discrimination à l’égard des employés ou candidats à un emploi sur le plan de la race (notamment en ce qui a trait aux caractéristiques historiquement associées à la race, comme la texture des cheveux et la coiffure), couleur de la peau, le sexe (ce qui inclut l’état de grossesse ou les conditions connexes), la religion ou les croyances, l’origine nationale, la citoyenneté, l’âge, le handicap, le statut d’ancien combattant, l’adhésion à un syndicat, l’appartenance ethnique, le genre, l’identité de genre, l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’affiliation politique ou autre caractéristique protégée par les lois fédérales, d’État ou locales.
Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales s’engagent à la pleine inclusion de toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales veilleront à ce que les personnes handicapées bénéficient de mesures d’adaptation raisonnables. Si des mesures d’adaptation raisonnables sont nécessaires pour vous permettre de participer au processus de candidature ou d’entretien d’embauche, d’exercer les fonctions essentielles du poste et/ou de bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats sachent que la loi interdit la discrimination dans le milieu de travail.
Avis de représentation
En soumettant votre candidature à ce poste, vous convenez que vous accordez à Vaco by Highspring le droit exclusif de vous présenter en tant que candidat eu égard à l’offre d’emploi susmentionnée. Vous reconnaissez en outre que vous avez fourni des renseignements exacts sur vous-même et que vous n’avez pas volontairement dénaturé vos qualifications. Dans toute la mesure permise par la loi, vous vous engagez également à garder confidentiels tous les renseignements que vous obtiendrez de Vaco by Highspring concernant le poste et à ne divulguer les renseignements relatifs au poste que si cela est absolument nécessaire pour respecter une obligation afférente à votre candidature. En contrepartie, Vaco by Highspring s’engage à déployer des efforts raisonnables pour vous représenter dans le cadre de toute sollicitation, présélection en matière d’emploi et diffusion de CV.
Concernant les résidents de l’Ontario, Canada : d’après ce que Highspring retient de ses discussions avec son Client ce poste est actuellement vacant (soit par le truchement de Highspring en tant que sous-traitant, soit auprès du Client).
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ainsi que sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales (« nous », « notre/nos » ou « Vaco by Highspring ») respectent votre vie privée et s’engagent à vous informer de ses politiques en toute transparence.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’Avis de collecte par les RH de Vaco by Highspring concernant les candidats et les employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent consulter nos politiques propres à l’État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays régis par le RGPD peuvent consulter nos politiques ici.
De plus, les candidatures à ce poste seront soumises à une présélection des candidats effectuée par l’IA visant à vérifier que les exigences minimales indiquées au titre du poste sont respectées. Vous trouverez plus de détails sur l’utilisation de l’IA par Vaco by Highspring ici (https://www.highspring.com/ai-use-notices/). L’évaluation des candidatures après cette phase initiale sera menée par des recruteurs et gestionnaires d’embauche. Vaco by Highspring n’a pas d’information ni d’opinion sur l’utilisation de solutions d’IA par son client dans le cadre de l’embauche.
Avis sur la transparence salariale
La rémunération fixée pour ce poste, et d’autres, auprès de Vaco by Highspring dépend de nombreux facteurs,notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences en matière de permis d’exercice et de certification;
- l’emplacement du bureau et autres considérations géographiques;
- d’autres besoins commerciaux et organisationnels.
Cela étant, conformément à la loi locale, Vaco by Highspring estime qu’en fonction des critères susmentionnés, la fourchette salariale suivante constitue une estimation raisonnable de la rémunération de base pour une personne embauchée à ce poste dans les régions géographiques exigeant la divulgation de la fourchette salariale. Le ou la titulaire du poste peut également être admissible à des primes discrétionnaires.