Receptionist NUMÉRO DE POSTE: 420349
As the Receptionist, you will serve as the initial point of contact, creating the first impression for employees, guests, and service providers. We are looking for someone with a polished, confident demeanor, both in appearance and communication, who can positively contribute to the success of our business. The ideal candidate will be a positive role model, bringing an upbeat attitude and a strong work ethic to every task. This role offers challenging assignments and opportunities for growth, making it perfect for someone eager to advance their career.
Key Responsibilities:
- Share responsibilities at a busy reception desk, working closely with another receptionist to manage assignments and desk duties.
- Greet visitors warmly and professionally, escorting them to their designated conference rooms or offices.
- Monitor and tidy conference rooms and the CEO’s office after meetings, ensuring they are returned to their original state.
- Maintain a neat and orderly office environment, with a primary focus on the lobby area.
- Answer, screen, and direct incoming phone calls, providing basic company information as needed.
- Receive, sort, and distribute daily mail, deliveries, and couriers.
- Follow security protocols by controlling access, monitoring logbooks, and issuing visitor badges.
- Update calendars and schedule meetings or appointments for various individuals and departments.
- Assist with organizational projects and collaborate on event planning.
- Keep accurate records of office expenses and costs.
- Run errands and handle tasks such as filing, photocopying, and ordering supplies.
- Assist with expense reports and book travel arrangements, including preparing travel itineraries.
- Manage kitchen and stockroom supplies, ensuring office supply closets and snacks are well-stocked.
- Coordinate building maintenance requests and office upkeep, paying attention to detail.
- Perform other duties as assigned by management.
Qualifications & Competencies:
- High School diploma required; college degree preferred, or equivalent work experience.
- At least one year of experience as a receptionist or in a professional office environment.
- Proficiency with Microsoft Office Suite; experience with Concur software is a plus.
- Experience in making travel arrangements and creating itineraries.
- Strong written and verbal communication skills.
- Excellent organizational skills, with the ability to multitask, prioritize, and work well under pressure.
- Ability to work effectively both independently and as part of a team.
- Resourceful and proactive in addressing issues that may arise.
- Professional appearance and business office attire.
- Reliable transportation.
- Proficient in operating necessary office equipment (e.g., phone, fax, copier, scanner, computer).
- Able to lift, move, and carry up to 30 lbs.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.