AP / AR Specialist NUMÉRO DE POSTE: 420366
Accounts Payable/Accounts Receivable Specialist
About Us:
Our client is a leading name in the manufacturing industry, dedicated to quality and innovation. We are looking for a skilled Accounts Payable/Accounts Receivable (AP/AR) Specialist to join their finance team. In this role, you will ensure smooth financial operations by managing payables and receivables, crucial to supporting our manufacturing processes.
Key Responsibilities:
Accounts Payable:
- Invoice Processing: Review, verify, and process invoices from suppliers and vendors, ensuring accuracy and compliance with company policies and procurement procedures.
- Payment Management: Schedule and execute timely payments, including checks, electronic transfers, and ACH transactions. Maintain payment schedules to optimize cash flow.
- Vendor Reconciliation: Reconcile supplier statements, resolve discrepancies, and manage vendor accounts to ensure accurate financial records.
- Record Keeping: Maintain detailed records of accounts payable transactions, including documentation for audits and compliance.
Accounts Receivable:
- Invoice Creation: Generate and issue customer invoices based on sales orders, ensuring accuracy and adherence to contract terms.
- Payment Processing: Track and record incoming payments, including checks, electronic transfers, and credit card transactions. Apply payments to customer accounts accurately.
- Collections Management: Monitor accounts receivable aging reports, follow up on overdue invoices, and coordinate with customers to resolve payment issues.
- Account Reconciliation: Reconcile customer accounts and resolve any discrepancies to ensure accurate financial reporting.
General Responsibilities:
- Reporting: Prepare and analyze accounts payable and receivable reports, providing insights into cash flow and financial status.
- Cross-Departmental Coordination: Collaborate with the purchasing, sales, and production teams to ensure alignment between financial records and operational activities.
- Process Improvement: Identify and recommend process improvements to enhance efficiency in accounts payable and receivable functions.
Minimum Requirements:
- Experience: 3 years of experience in accounts payable and receivable, preferably in a manufacturing environment.
- Education: Associate’s degree in Accounting, Finance, or a related field; Bachelor’s degree is a plus.
- Skills: Proficiency in accounting software and Microsoft Excel. Familiarity with manufacturing-specific financial practices and inventory management is highly desirable.
- Attention to Detail: Strong organizational skills with a high level of accuracy in managing financial transactions and reconciliations.
- Communication: Excellent interpersonal and communication skills for effective interaction with vendors, customers, and internal teams.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.