Office Manager NUMÉRO DE POSTE: 305196
Office Manager – Indianapolis, IN
Our client, a well-established, privately-held industrial real estate firm with a national portfolio of properties, is seeking a high-impact individual with exceptional organizational and administrative skills to support their Indianapolis office as an Office Manager. This position serves as a central point of contact for guests, associates, executives, and office operations. The successful candidate will be friendly and bring sound judgment, professionalism, initiative, and a positive, service-oriented attitude.
This is a great opportunity for someone at any stage of their career — our client is open to candidates from any industry background and values attitude, reliability, and a willingness to pitch in wherever needed over years of prior experience.
Schedule: Monday–Friday, 8:30 a.m. to 5:00 p.m., in-office on northside of Indianapolis, IN
Compensation: $60-$80K, with full benefits, commensurate with experience.
Primary Responsibilities:
- Provide proactive administrative support for the Indianapolis office and its various departments, maintaining a current list of priorities and executing with speed and efficiency.
- Manage front-desk and general office responsibilities, including greeting and assisting guests, mail distribution, overnight packages and shipping labels, photocopying and binding.
- Maintain, in a neat and orderly manner, office supplies, conference rooms, kitchen, and common areas; manage copier supplies, user access, and service needs.
- Serve as an office contact for building management, help track facility issues, and communicate relevant building events, construction, and other updates.
- Support executive and team scheduling, calendar management, and meeting preparation, including documentation, logistics, travel, contact information, and follow-up entries in a CRM system (Salesforce), as applicable.
- Coordinate executive travel and related logistics, including flights, hotels, reservations, and occasional visits to the corporate headquarters near Chicago.
- Coordinate on- and off-site meetings and company events, including venues, contracts, food and beverage, invitations, agendas, and other materials; assist Marketing and other departments as needed.
- Support the Indianapolis Employee Engagement Committee by organizing events, leading administrative coordination, taking notes, and maintaining and distributing the monthly office calendar.
- Assist with corporate card and expense administration, including reminders, coding questions, and coordination with the Accounting team; maintain trade association memberships, licenses, and subscriptions.
- Opportunity to grow into additional HR support responsibilities over time, for the right candidate (not required).
Ideal Candidate Skill Set:
- Working knowledge of Microsoft Office applications, including Word, Teams, Excel, and Outlook; familiarity with Salesforce or a similar CRM is a plus but not required.
- Friendly, with a high degree of professionalism, a positive and service-oriented attitude, and a strong sense of responsibility and integrity.
- Experience booking travel, including flights, hotels, and related logistics, is helpful.
- Discretion in handling highly sensitive information in a confidential manner.
- Excellent time management and organizational skills, with the ability to manage multiple tasks and competing priorities.
- Strong work ethic, initiative, and sound judgment.
- Excellent interpersonal and communication skills, both verbal and written.
- High level of motivation, enthusiasm, and responsiveness.
- Strong problem-solving skills and attention to detail.
- Ability to work independently, meet tight deadlines, and prioritize effectively.
- Ability to partner effectively with administrative and professional staff; a team-oriented approach is essential.
By submitting to this position, you are agreeing to be included in our talent pool for future hiring for similarly qualified positions.
Avis sur l’égalité en matière d’emploi
Vaco by Highspring est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité en matière d’emploi et qui ne pratique aucune discrimination à l’égard des employés ou candidats à un emploi sur le plan de la race (notamment en ce qui a trait aux caractéristiques historiquement associées à la race, comme la texture des cheveux et la coiffure), couleur de la peau, le sexe (ce qui inclut l’état de grossesse ou les conditions connexes), la religion ou les croyances, l’origine nationale, la citoyenneté, l’âge, le handicap, le statut d’ancien combattant, l’adhésion à un syndicat, l’appartenance ethnique, le genre, l’identité de genre, l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’affiliation politique ou autre caractéristique protégée par les lois fédérales, d’État ou locales.
Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales s’engagent à la pleine inclusion de toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales veilleront à ce que les personnes handicapées bénéficient de mesures d’adaptation raisonnables. Si des mesures d’adaptation raisonnables sont nécessaires pour vous permettre de participer au processus de candidature ou d’entretien d’embauche, d’exercer les fonctions essentielles du poste et/ou de bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats sachent que la loi interdit la discrimination dans le milieu de travail.
Avis de représentation
En soumettant votre candidature à ce poste, vous convenez que vous accordez à Vaco by Highspring le droit exclusif de vous présenter en tant que candidat eu égard à l’offre d’emploi susmentionnée. Vous reconnaissez en outre que vous avez fourni des renseignements exacts sur vous-même et que vous n’avez pas volontairement dénaturé vos qualifications. Dans toute la mesure permise par la loi, vous vous engagez également à garder confidentiels tous les renseignements que vous obtiendrez de Vaco by Highspring concernant le poste et à ne divulguer les renseignements relatifs au poste que si cela est absolument nécessaire pour respecter une obligation afférente à votre candidature. En contrepartie, Vaco by Highspring s’engage à déployer des efforts raisonnables pour vous représenter dans le cadre de toute sollicitation, présélection en matière d’emploi et diffusion de CV.
Concernant les résidents de l’Ontario, Canada : d’après ce que Highspring retient de ses discussions avec son Client ce poste est actuellement vacant (soit par le truchement de Highspring en tant que sous-traitant, soit auprès du Client).
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ainsi que sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales (« nous », « notre/nos » ou « Vaco by Highspring ») respectent votre vie privée et s’engagent à vous informer de ses politiques en toute transparence.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’Avis de collecte par les RH de Vaco by Highspring concernant les candidats et les employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent consulter nos politiques propres à l’État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays régis par le RGPD peuvent consulter nos politiques ici.
De plus, les candidatures à ce poste seront soumises à une présélection des candidats effectuée par l’IA visant à vérifier que les exigences minimales indiquées au titre du poste sont respectées. Vous trouverez plus de détails sur l’utilisation de l’IA par Vaco by Highspring ici (https://www.highspring.com/ai-use-notices/). L’évaluation des candidatures après cette phase initiale sera menée par des recruteurs et gestionnaires d’embauche. Vaco by Highspring n’a pas d’information ni d’opinion sur l’utilisation de solutions d’IA par son client dans le cadre de l’embauche.
Avis sur la transparence salariale
La rémunération fixée pour ce poste, et d’autres, auprès de Vaco by Highspring dépend de nombreux facteurs,notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences en matière de permis d’exercice et de certification;
- l’emplacement du bureau et autres considérations géographiques;
- d’autres besoins commerciaux et organisationnels.
Cela étant, conformément à la loi locale, Vaco by Highspring estime qu’en fonction des critères susmentionnés, la fourchette salariale suivante constitue une estimation raisonnable de la rémunération de base pour une personne embauchée à ce poste dans les régions géographiques exigeant la divulgation de la fourchette salariale. Le ou la titulaire du poste peut également être admissible à des primes discrétionnaires.