Payroll Manager NUMÉRO DE POSTE: 305257
Payroll Manager
Location: Chula Vista, CA
Compensation: $85,000 - $95,000
About the Company
Our client is a growing, multi-state organization operating in the consumer products and services space. They are committed to operational excellence, innovation, and supporting a collaborative workplace culture.
Position Overview
Reporting to the Controller, the Payroll Manager will oversee all payroll operations and ensure the accurate and timely processing of payroll across multiple states. This role serves as the primary payroll subject matter expert and is responsible for compliance, reporting, audits, payroll accounting, and administration of payroll-related programs.
The ideal candidate is highly detail-oriented, knowledgeable in payroll regulations, and comfortable working independently while partnering with finance, HR, and leadership teams.
Key Responsibilities
- Oversee end-to-end payroll processing for a multi-state employee population.
- Review and audit timekeeping records, identify discrepancies, and resolve payroll exceptions.
- Monitor time and attendance data and partner with management to address inconsistencies.
- Maintain employee payroll records, including pay rates, classifications, deductions, and status changes.
- Coordinate new hire setups, employee changes, and terminations within payroll and HRIS systems.
- Process payroll adjustments, off-cycle payments, and check corrections as needed.
- Import, validate, and reconcile payroll data between timekeeping and payroll systems.
- Ensure timely distribution of payroll payments through various payment methods.
- Prepare payroll-related reports, labor analyses, and workforce cost reporting.
- Complete payroll account reconciliations and monthly journal entries.
- Support internal and external audits by gathering documentation and responding to inquiries.
- Reconcile benefit deductions and vendor invoices, including retirement and healthcare programs.
- Assist with workers’ compensation reporting, compliance, and audit support.
- Maintain compliance with federal, state, and local payroll regulations.
- Perform additional payroll and accounting-related duties as assigned.
Qualifications
Required
- Bachelor's degree in Accounting, Finance, or related field and experience processing payroll, OR equivalent combination of payroll experience and education.
- Strong understanding of payroll tax regulations, wage and hour laws, and multi-state payroll requirements.
- Knowledge of California payroll regulations and federal compliance requirements.
- Advanced Microsoft Excel skills and strong system proficiency.
- Ability to manage multiple priorities and meet deadlines in a fast-paced environment.
- Strong communication, organizational, and problem-solving skills.
- High level of professionalism, discretion, and attention to detail.
- Collaborative team player with excellent customer service skills.
Preferred
- Certified Payroll Professional (CPP) or Fundamental Payroll Certification (FPC).
- Experience processing payroll in multiple states.
- Experience with ADP payroll systems.
- Experience with ACA reporting and compliance.
- Experience supporting payroll audits, payroll accounting, and benefit reconciliations.
This opportunity is ideal for a payroll professional who enjoys owning the full payroll process while partnering closely with finance and HR leadership.
By submitting to this position, you are agreeing to be included in our talent pool for future hiring for similarly qualified positions.
Avis sur l’égalité en matière d’emploi
Vaco by Highspring est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité en matière d’emploi et qui ne pratique aucune discrimination à l’égard des employés ou candidats à un emploi sur le plan de la race (notamment en ce qui a trait aux caractéristiques historiquement associées à la race, comme la texture des cheveux et la coiffure), couleur de la peau, le sexe (ce qui inclut l’état de grossesse ou les conditions connexes), la religion ou les croyances, l’origine nationale, la citoyenneté, l’âge, le handicap, le statut d’ancien combattant, l’adhésion à un syndicat, l’appartenance ethnique, le genre, l’identité de genre, l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’affiliation politique ou autre caractéristique protégée par les lois fédérales, d’État ou locales.
Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales s’engagent à la pleine inclusion de toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales veilleront à ce que les personnes handicapées bénéficient de mesures d’adaptation raisonnables. Si des mesures d’adaptation raisonnables sont nécessaires pour vous permettre de participer au processus de candidature ou d’entretien d’embauche, d’exercer les fonctions essentielles du poste et/ou de bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats sachent que la loi interdit la discrimination dans le milieu de travail.
Avis de représentation
En soumettant votre candidature à ce poste, vous convenez que vous accordez à Vaco by Highspring le droit exclusif de vous présenter en tant que candidat eu égard à l’offre d’emploi susmentionnée. Vous reconnaissez en outre que vous avez fourni des renseignements exacts sur vous-même et que vous n’avez pas volontairement dénaturé vos qualifications. Dans toute la mesure permise par la loi, vous vous engagez également à garder confidentiels tous les renseignements que vous obtiendrez de Vaco by Highspring concernant le poste et à ne divulguer les renseignements relatifs au poste que si cela est absolument nécessaire pour respecter une obligation afférente à votre candidature. En contrepartie, Vaco by Highspring s’engage à déployer des efforts raisonnables pour vous représenter dans le cadre de toute sollicitation, présélection en matière d’emploi et diffusion de CV.
Concernant les résidents de l’Ontario, Canada : d’après ce que Highspring retient de ses discussions avec son Client ce poste est actuellement vacant (soit par le truchement de Highspring en tant que sous-traitant, soit auprès du Client).
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ainsi que sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales (« nous », « notre/nos » ou « Vaco by Highspring ») respectent votre vie privée et s’engagent à vous informer de ses politiques en toute transparence.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’Avis de collecte par les RH de Vaco by Highspring concernant les candidats et les employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent consulter nos politiques propres à l’État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays régis par le RGPD peuvent consulter nos politiques ici.
De plus, les candidatures à ce poste seront soumises à une présélection des candidats effectuée par l’IA visant à vérifier que les exigences minimales indiquées au titre du poste sont respectées. Vous trouverez plus de détails sur l’utilisation de l’IA par Vaco by Highspring ici (https://www.highspring.com/ai-use-notices/). L’évaluation des candidatures après cette phase initiale sera menée par des recruteurs et gestionnaires d’embauche. Vaco by Highspring n’a pas d’information ni d’opinion sur l’utilisation de solutions d’IA par son client dans le cadre de l’embauche.
Avis sur la transparence salariale
La rémunération fixée pour ce poste, et d’autres, auprès de Vaco by Highspring dépend de nombreux facteurs,notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences en matière de permis d’exercice et de certification;
- l’emplacement du bureau et autres considérations géographiques;
- d’autres besoins commerciaux et organisationnels.
Cela étant, conformément à la loi locale, Vaco by Highspring estime qu’en fonction des critères susmentionnés, la fourchette salariale suivante constitue une estimation raisonnable de la rémunération de base pour une personne embauchée à ce poste dans les régions géographiques exigeant la divulgation de la fourchette salariale. Le ou la titulaire du poste peut également être admissible à des primes discrétionnaires.