Senior Payroll Specialist NUMÉRO DE POSTE: 421592
The Senior Payroll Specialist will be responsible for overseeing and managing the entire payroll process for the company. This includes ensuring timely and accurate payroll processing, compliance with all federal and state regulations, and providing exceptional service to our employees. The ideal candidate will have deep expertise in payroll systems, strong analytical skills, and the ability to handle confidential information with the utmost discretion.
Key Responsibilities:
- Process and manage bi-weekly, semi-monthly, or monthly payrolls for all employees
- Ensure accurate and timely payroll processing, including salary, bonuses, overtime, and deductions
- Maintain and update employee payroll records, including tax withholdings, benefits, and direct deposits
- Reconcile payroll accounts and prepare payroll reports for management
- Stay current with federal, state, and local payroll regulations and ensure company compliance
- Handle payroll tax reporting and ensure timely submission of payroll taxes
- Resolve payroll discrepancies and respond to employee inquiries regarding payroll issues
- Collaborate with HR and Finance to ensure accurate employee data and benefit deductions
- Lead year-end payroll processes, including W-2 preparation and distribution
- Implement and maintain payroll policies and procedures to ensure compliance and efficiency
- Provide training and support to junior payroll staff
- Assist with audits and provide necessary documentation and reports
- Suggest improvements to the payroll system and processes to enhance efficiency and accuracy
Requirements:
- 3 years of experience in payroll processing, with at least 2 years in a senior or lead role
- Strong knowledge of payroll systems and software (e.g., ADP, Paychex, Workday)
- Comprehensive understanding of payroll regulations, tax laws, and compliance requirements
- Advanced proficiency in Microsoft Excel and experience with VLOOKUPs and Pivot Tables
- Excellent organizational skills and attention to detail
- Strong analytical and problem-solving abilities
- Ability to handle confidential information with integrity and discretion
- Excellent communication and interpersonal skills
- Certified Payroll Professional (CPP) designation is a plus
What We Offer:
- Competitive salary and comprehensive benefits package
- Opportunity for professional growth and advancement
- Collaborative and inclusive work environment
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.