Accounts Payable Specialist NUMÉRO DE POSTE: 421758
Job Title: Accounts Payable Specialist
Location: Elizabeth, NJ 07201
Position Type: Temporary (Covering Maternity Leave, Minimum 6 Months)
Work Schedule: Full-Time, Onsite (5 days per week), 8:00 AM - 4:30 PM (Flexible Hours Available)
Job Summary:
The Accounts Payable (AP) Specialist will manage various aspects of the accounts payable process, including entering bills into Sage 50, handling purchase orders (POs), obtaining approvals, and coordinating month-end close activities. This role will involve frequent interaction with approximately 80 owner-operators and managing weekly payroll for truck drivers paid via ACH. The ideal candidate will ensure accurate and timely processing of all financial transactions and maintain organized records for open POs in California and Georgia locations. This position is a temporary role covering maternity leave, with a minimum duration of six months.
Key Responsibilities:
- Bill Entry: Accurately enter all incoming bills into Sage 50 accounting software.
- Purchase Orders Management: Open and process POs by receiving emails, entering POs, and sending them out for approval on a weekly basis.
- Approval Coordination: Secure timely approvals for POs and other related documentation.
- Journal Creation and Booking: Create and book purchase journals, and coordinate month-end close processes.
- Payroll Processing: Manage weekly payroll for approximately 80 owner-operators (truck drivers) and ensure payments are processed via ACH.
- Vendor Payments: Oversee the preparation and distribution of vendor checks, which are cut on Wednesdays.
- Reporting: Generate and maintain weekly reports on open POs for CA and GA locations to ensure organizational efficiency.
- Approval Tracking: Identify and track who is responsible for approving various documents and transactions.
Required Skills and Qualifications:
- Experience: Proven experience in an accounts payable role, ideally with familiarity in Sage 50 or similar accounting software.
- Attention to Detail: High level of accuracy and attention to detail in managing financial records and processing transactions.
- Organizational Skills: Strong organizational skills with the ability to manage multiple tasks and deadlines effectively.
- Communication: Excellent communication skills for interacting with internal teams and external vendors.
- Problem-Solving: Ability to resolve discrepancies and issues related to approvals and payments.
- Flexibility: Willingness to work onsite 5 days a week, with flexibility in work hours if needed.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.