Manager or Senior Manager, Payroll NUMÉRO DE POSTE: 421227
VP Payroll
Our client, a dynamic financial services firm, is seeking a skilled Payroll Manager to join their Controllers team. This role is based in San Francisco, with in-office work required three days per week (Tuesday, Wednesday, Thursday). The successful candidate will oversee accurate payroll processing and execute strategic initiatives, working directly with internal and external stakeholders. This is a fantastic opportunity for a leader who is interested in continually raising the bar of payroll operations and partnering with stakeholders.
Responsibilities:
- Provide exceptional service to clients by bringing payroll operations in-house.
- Collaborate effectively with HR and stakeholders, ensuring strong communication.
- Assume ownership in resolving complex outstanding issues and managing stakeholder relations.
- Improve payroll operations efficiency and accuracy by evaluating the current ADP Workforce Now environment, including pay codes, security permissions, internal controls, tax compliance, and remediation.
- Lead end-to-end payroll processing, implement compliant controls, and maintain the payroll system (ADP).
- Develop and maintain payroll controls, identifying areas for improvement.
- Process full cycle bi-weekly and off-cycle payroll for 200 employees across 16 employers.
- Handle timecards, calculate and track adjustments (e.g., overtime, weighted average rates, attendance).
- Research and resolve employee/client/system issues, requests, and inquiries promptly.
- Prepare and create custom reports from ADP, compiling summaries of earnings, taxes, deductions, leave, disability, and nontaxable wages.
- Manage special pay or deductions, including annual/special bonuses, relocation, reimbursements, and other supplemental wages.
- Approve the calculation of payroll liabilities, including federal and state income and social security taxes, and employer’s social security, unemployment, and workers compensation payments.
- Balance payroll accounts by resolving discrepancies and maintaining primary control of pay codes.
- Oversee and manage retirement plan audits (401K / PEP), review form 5500, workers compensation audit, and salary testing in conjunction with retirement plans.
- Maintain a high rate of client satisfaction through quality service.
- Communicate changes and impacts to all stakeholders.
- Stay updated on changes impacting payroll processing and compliance with wage and tax laws.
- Respond timely to federal, state, and local tax agencies.
- Prepare ad hoc reports as needed.
- Maintain payroll policies and procedures.
- Ensure payroll operates in compliance with federal, state, and local legal requirements.
- Establish and maintain positive working relationships with internal teams and clients.
- Promote and ensure respect for client privacy and confidentiality in all matters.
- Perform other duties as needed.
Qualifications:
- Bachelor’s degree and 10 years of relevant payroll experience, with at least 5 years of experience managing staff (family office, wealth management industry experience preferred).
- Certified Payroll Professional (CPP) certification.
- ADP Workforce Now experience preferred.
- Customer service mindset and professional demeanor.
- Ability to multitask, work autonomously, and take full ownership of the area.
- Confidently work with payroll stakeholders (HR & Benefits, Compensation, Operations, Accounting, AP).
- Ability to exercise a high degree of independent thinking and decision-making.
- Proven leader who is thoughtful, collaborative, and purposeful while working in a demanding environment.
- Demonstrated ability to work cooperatively and collaboratively with all levels of employees.
- Accurate and compliant pay is critical for maintaining trust and professional reputation with stakeholders.
Determining compensation for this role (and others) at Vaco depends upon a wide array of factors including but not limited to the individual’s skill sets, experience and training, licensure and certifications, office location and other geographic considerations, as well as other business and organizational needs. With that said, as required by local law, Vaco believes that the following salary range reasonably estimates the base compensation for an individual hired into this position in geographies that require salary range disclosure: $150K - $170K per year.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.