Payroll Manager NUMÉRO DE POSTE: 422178
Job Description
The Payroll Manager is a key member of the finance team, responsible for the comprehensive management of all payroll processes, including processing of union payroll. This role ensures the accurate and timely processing of weekly payroll for all employees, maintenance of pay rates and benefits (including union wages and fringe), and compliance with all relevant tax and reporting requirements. Additionally, the Payroll Manager will have a role in supporting management with ad hoc projects and maintenance of policies and procedures.
Duties/Responsibilities
Payroll Processing
- Manage and process weekly payroll for all employees, ensuring accuracy and compliance with company policies and union agreements.
- Calculate wages, overtime, and deductions accurately.
- Ensure timely distribution of paychecks or direct deposits to employees.
Union Payroll Management
- Maintain up-to-date knowledge of union contracts and agreements.
- Update and manage union pay rates, benefits, and deductions in the payroll system.
- Liaise with union representatives to address and resolve any payroll-related issues or discrepancies.
Tax Filing and Compliance
- Prepare and file all payroll-related taxes, including federal, state, and local taxes.
- Ensure compliance with all applicable tax regulations and deadlines.
- Prepare and submit quarterly and annual payroll tax returns.
Certified Payroll
- Oversee preparation and filing of certified payroll reports as required for public works projects.
- Ensure compliance with prevailing wage laws and regulations.
- Maintain accurate records of certified payroll reports for audit purposes.
Reporting and Record-Keeping
- Generate and maintain payroll reports, records, and documentation.
- Provide payroll-related data and reports to management as needed.
- Assist in audits and ensure all payroll information is accurately documented and accessible.
Employee Relations
- Address and resolve employee payroll inquiries and issues promptly.
- Provide support and guidance to employees regarding payroll policies and procedures.
Ad Hoc Projects
- Support management with various ad hoc financial projects, including payroll analysis, cost projections, and reporting.
- Assist in the development and implementation of payroll policies and procedures.
- Collaborate with other departments to provide payroll data and insights for budgeting and forecasting.
Minimum Requirements, Abilities and Expectations
- Minimum of 5 years of experience in payroll operations, preferably in the construction industry.
- Strong knowledge of union payroll processing and union agreements.
- Proficiency in Vista by Viewpoint ERP software, preferred
- Thorough understanding of payroll tax regulations and compliance.
- Experience with certified payroll and prevailing wage requirements.
- Excellent attention to detail and organizational skills.
- Strong analytical and problem-solving abilities.
- Ability to handle confidential information with discretion.
- Excellent communication and interpersonal skills.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.