Legal Assistant - Intellectual Property NUMÉRO DE POSTE: 422778
Duties & Responsibilities:
- Prepares, reviews and processes patent and trademark registration applications, filings and renewals.
- Prepares, reviews, proofreads, and processes patent and trademark prosecution documents.
- Works closely with attorney/paralegal team to develop, implement and maintain processes, procedures and policies for patent and trademark work flow.
- Processes daily incoming and outgoing correspondence, including with clients, outside counsel, U.S. Patent and Trademark Office, and foreign patent offices.
- Drafts and proofreads correspondence, transmittal documents, and other documents necessary to the practice to ensure accuracy; tracks and obtains signatures when required.
- Carefully monitors docketing dates and deadlines, being proactive in ensuring that deadlines are met or brought to the attention of attorney/paralegal team; carefully monitors workflow of matters to ensure timely handling.
- Exhibits outstanding client service in greeting guests, talking with clients, preparing correspondence, answering questions, and ensuring that matters proceed through the pre-defined administrative process.
- Manages client contacts, electronic mail, and print and electronic documents.
- May prepare exhibits and other materials for intellectual property litigation.
- May conduct factual research for patent and trademark matters.
- Enters and reviews time charges; may review and edit final client invoices for accuracy.
- Creates, organizes, maintains, and closes files in accordance with prescribed internal policies.
- Works collaboratively with other IP team members to ensure that work is completed, deadlines met and department needs are met.
- Processes and tracks requests for payments and reimbursements.
- May occasionally perform paralegal (IP Specialist) duties; however, primary role is providing clerical and administrative support for attorney/paralegal team.
Requirements:
- 3 years related experience.
- Knowledge of patent and trademark terminology, prosecution procedures, and deadlines for both U.S. and foreign intellectual property matters; knowledge of current USPTO rules and procedures; experience with intellectual property software systems.
- Demonstrated excellent organizational skills, sufficient to set and manage priorities; to manage and meet deadlines; and to self-start and ensure that work is timely completed.
- Strong attention to detail and accuracy; good judgment and analytical and problem-solving skills.
- Excellent communications and writing skills.
- Ability and willingness to demonstrate collaborative work habits and an ‘ownership mentality’ in understanding the work to be done and assuring that it is timely and accurately completed.
- Proficient in Microsoft Office 2016 suite (Word, PowerPoint, Excel, Outlook).
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.