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Accounting Clerk NUMÉRO DE POSTE: 423996

Toledo, OH, US On-Site
1 17 septembre 2024
Organizations
Vaco
$ 20.00 - 20.00 hourly
contract-to-hire
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Essential Functions:
Donation Processing:
  • Import or enter and update gift, pledge, payment, and donor records in donor database according to data entry procedures to efficiently provide accurate contribution revenue reporting.
  • Review donation images provided by lockbox service; prepare source data for import into donor database by compiling, sorting, and manipulating information in Microsoft Excel per data entry procedures.
  • Charge credit card donations received through lockbox service or donor phone calls and process credit card donations received through online forms.
  • Accurately key/upload all donations from other constituent sources including, but not limited to, Facebook, Benevity, Your Cause, United Way, and PayPal.
  • Verify entered donor and account data by reviewing, correcting, deleting, or reentering data.
  • Prepare checks received for bank deposit or lockbox processing.
  • Generate general ledger reports for all daily deposits.
  • Oversee all aspects of matching gift applications and tracking including gift confirmations.

Data Integrity:
  • Oversee the processes, input, accuracy, and management of all database information, including, but not limited to, creating, and updating constituent records, donor and grant gift entry, acknowledgements, fundraising and accounting codes, importing data, pulling mailing lists, general data entry, and overall database management.
  • Update donor records as prompted by gift information during gift entry, staff communication, returned mail, etc. Enter notes and provide documentation of changes.
  • Identify out-of-date and inaccurate information for individual donors. Research donor updates (i.e., relationships, addresses), update donor records as necessary and record documentation of changes.
  • Audit the in-kind inventory spreadsheets to ensure data accuracy.

Reporting:
  • Generate donation reports as directed by the Comptroller, development, or marketing team.
  • Generate monthly reports on donation trends, fundraising goals, and donor demographics.

Donor Relations:
  • Provide exceptional donor-relations service with professional verbal and written communications and timely follow up.
  • Prepare timely and accurate thank you receipts, acknowledgement letters, and other donor correspondence.
  • Generate consolidated annual tax receipts for donors by January 20th each year.
  • Assist in the donor calls, notes and letters to donors.
Collaboration:
  • Collaborate with the development and marketing team, providing support in donation-related aspects.
  • Assists with administrative duties as needed to support the accounting department.
  • Collaborate with accounting team members to reconcile donation records and financial transactions.

General Responsibilities:
  • Maintain operations by following policies and procedures.
  • Safeguard the confidentiality of the Ministry by exercising discretion in communicating non-public information and handling of all requests.
  • Stay at the forefront of best practices and procedures for database management and development services.

*Essential Functions may be revised upon management discretion
 

Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.

Avis : Égalité des chances en matière d’emploi

Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.

Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.

Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.

En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.

Avis de confidentialité

Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.

  • Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
  • Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
  • Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
  • Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
  • Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.

Avis sur la transparence salariale

La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :

  • les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
  • les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
  • l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
  • d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.

Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.

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Vaco LLC, ainsi que ses sociétés mères, filiales, affiliées et cessionnaires ("Société," "Nous" ou "Notre") sollicite votre consentement pour vous contacter par le biais de certains appels téléphoniques, courriels ou messages texte automatisés, compositions automatiques, préenregistrés ou autres, qui ne sont pas des urgences, conformément à la Loi sur la protection du consommateur en matière de télémarketing (TCPA), à la Loi sur le contrôle de l'envoi non sollicité de pornographie et de marketing (CAN-SPAM) et aux lois étatiques pertinentes.