Accounts Payable Specialist - 6 Month Contract NUMÉRO DE POSTE: 424903
About the Opportunity
Invoice Entry- Process all the client’s invoices (approx. 450 per week) including inventory, non-inventory and expense reports
- Ensure all invoices and expense reports have the required approval, general ledger account coding and required support/receipts as per policy
- Match inventory paperwork including invoices, purchase orders, receiving reports, packing slips, scale tickets, etc.
- Communicate price and/or quantity discrepancies on inventory invoices to Procurement Team and follow up to ensure corrective action is taken
- Issue bi-weekly Unresolved Purchase Order report to Procurement Team
- Request and coordinate with Procurement Team/Supplier for credits
- Process weekly cheque and wire transfer run based on credit terms and following approval from Accounting Manager
- Match printed cheques and wire payment confirmations with appropriate voucher.
- Ensure prompt payment discounts are maximized
- Issue stop payments and reverse cheques as required.
- Upload Cheque Fraud Prevention file for Bank and review/release exceptions
- Advise Accounting Manager when Accounts Payable is ready to be closed and ensure sub-ledger equals general ledger
- Prepare and journalize A/P accruals for expenses that require correction of GL allocation
- Assist the Accounting Manager with expense analysis and validate costs to the GL
- Reconcile purchase orders received without invoices
- Reconcile larger supplier accounts
- Complete credit application requests
- Setup new suppliers and manage Supplier Master File by revising information; includes terms, billing address, company name, currency etc.
- File Accounts Payable vouchers
- Respond to internal and external inquiries in a timely fashion within the client’s guidelines
- Complete all other duties as assigned by Controller
- Ensure compliance with all health and safety regulations, GMP’s and HACCP requirements
About You
- College/University diploma/degree in Finance or Accounting
- Minimum of 5 years Accounts Payable experience in a similar environment
- Experience working with the A/P module on an ERP system
- Ability to process high volumes of paperwork
- Strong attention to detail and highly organized
- Superior multi-tasking and prioritizing capability
- Effective time management skills
- Excellent interpersonal, written and verbal communication skills
- Accounting/Finance knowledge/experience an asset.
- Food industry and manufacturing experience an asset
- Strong knowledge of MS Office, including Excel, Access, and PowerPoint
Hourly Rate
$24 - $25/hr
How to Apply
Click the “Apply Now” button and follow the instructions to submit your resume. Please note that we only accept documents in MS Word or Rich Text formats. When referencing this job, quote #424903.
You must currently reside within the Greater Toronto Area and be permitted to work in Canada to be considered for this opportunity. A recruiter will be in touch with you if your profile meets our client’s requirements for this role.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.