AP Specialist (Hybrid - 1+ month Contract) NUMÉRO DE POSTE: 424992
We are seeking a detail-oriented and organized Accounts Payable Specialist to join our finance team. Reporting to the Senior Director, Finance the role involves managing the company's accounts payable processes, ensuring timely and accurate processing of vendor invoices, expense reports, and payments. You will collaborate closely with internal departments and external vendors.
Invoice Management:
- Review, verify, and process incoming vendor invoices for accuracy and compliance with company policies
- Ensure timely entry of invoices into the Microsoft Dynamics 365 Business Central accounting system and resolve discrepancies
- Audit and process employee expense reports into the Concur expense management system, ensuring compliance with company policies and approval workflows
- Verify proper documentation and accuracy of reported expenses
- Prepare and process weekly/monthly payments according to established schedules
- Ensure all payments are appropriately authorized and documented
- Bank accounts reconciliation
- Booking AP transactions to the GL
- Reconciling AP sub ledgers
- Expense Accruals
- Maintain and update vendor records in the accounting system, including contracts and payment terms
- Communicate with vendors regarding invoice discrepancies, payment inquiries, and related issues
- Reconcile vendor statements and resolve any outstanding balances or issues
- Ensure compliance with internal controls and company policies related to accounts payable
- Assist in external and internal audits by providing necessary documentation and explanations regarding A/P transactions
- Support the Senior Director, Finance with management reporting on an on-going basis
- Support implementation and adherence to strong accounting, financial, compliance and risk management policies, practices, and procedures across the organization
- Support a culture of continuous improvement and assist in implementing these improvements
- Other ad-hoc duties as required
- 2-4 years of accounts payable experience
- CPA, CGA, CMA, CA, or other accounting designation or equivalent experience
- Experience with the Microsoft Dynamics 365 Business Central accounting system
- Strong MS Office skills
- Having a high customer service attitude
- You have sound judgement and the ability to handle matters of confidential and/or sensitive nature as it relates to companies’ internal information
- Highly organized and deadline-driven
- A self-starter with the ability to work independently
- Collaborative with colleagues from all levels and departments
- Agile and open to changing directions, adopting new practices or learning something new
- A strong communicator and socially-savvy
- Empathetic and aware of interpersonal dynamics
- A resilient, strong multitasker with the ability to navigate competing deadlines
- A creative problem solver
Hourly Rate
$23 - $26/hr
How to Apply
Click the “Apply Now” button and follow the instructions to submit your resume. Please note that we only accept documents in MS Word or Rich Text formats. When referencing this job, quote #424992.
You must currently reside within the Greater Toronto Area and be permitted to work in Canada to be considered for this opportunity. A recruiter will be in touch with you if your profile meets our client’s requirements for this role.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.