Accounts Payable Specialist ( Concur) NUMÉRO DE POSTE: 424028
Job Summary:
Vaco is seeking a detail-oriented and motivated Accounts Payable Specialist with experience in Concur, journal entries, and advanced Excel skills. The ideal candidate will be responsible for managing the company’s accounts payable process, ensuring accurate and timely payments, and maintaining financial records. This role requires excellent organizational skills, a high level of accuracy, and the ability to work efficiently in a fast-paced environment.
Key Responsibilities:
- Process and code a high volume of vendor invoices, including 3-way matching, ensuring accuracy and timely payments
- Use Concur to manage and process employee expense reports, ensuring compliance with company policies
- Perform monthly and quarterly journal entries, including accruals and reclassifications, to ensure accurate financial reporting
- Reconcile accounts payable ledger to ensure that all payments are accounted for and posted properly
- Prepare and process payment runs (checks, ACH, wire transfers) and resolve any payment discrepancies
- Maintain vendor files, including setting up new vendors, W-9 collection, and ensuring proper documentation for compliance
- Generate accounts payable reports and assist with month-end closing processes
- Collaborate with the finance team to ensure accurate and timely recording of all AP transactions
- Assist with audits by providing documentation and explanations related to accounts payable
- Identify and implement process improvements to increase the efficiency and accuracy of the AP process
- Ensure compliance with internal controls and accounting policies
Qualifications:
- 2 years of experience in accounts payable, with hands-on experience in Concur
- Experience with journal entries and general ledger reconciliations
- Proficiency in Microsoft Excel, including advanced functions such as pivot tables, VLOOKUP, and data analysis
- Strong attention to detail and accuracy in processing financial data
- Excellent communication and interpersonal skills, with the ability to collaborate effectively with internal teams and vendors
- Ability to work independently and manage multiple tasks in a fast-paced environment
Preferred Skills:
- Experience with ERP systems and other accounting software
- Strong analytical skills with a process improvement mindset
- Knowledge of GAAP and internal controls for accounts payable processes
Hybrid 2 days a week
Benefits:
- Health, dental, and vision insurance
- 401(k) matching program
- Paid time off and holidays
- Opportunities for career advancement
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.