Project Coordinator NUMÉRO DE POSTE: 425443
Job Summary: We are seeking a highly organized and detail-oriented Project Coordinator with a blend of accounting and construction administration skills. The ideal candidate will support project management teams by handling both construction-related administrative tasks and basic accounting functions such as invoicing, managing leases, vendor coordination, and cost estimating. This role is essential for ensuring the smooth operation of construction projects from start to finish, ensuring compliance with financial procedures, and maintaining strong relationships with stakeholders.
Key Responsibilities:
1. Project Coordination:
- Provide administrative support to project managers and construction teams to ensure project timelines, deliverables, and goals are met.
- Maintain and update project documentation, including contracts, permits, schedules, change orders, and reports.
- Coordinate communication between internal teams, vendors, contractors, and clients.
- Monitor project progress and prepare status reports for management.
- Assist in organizing meetings, preparing agendas, and distributing minutes.
2. Accounting Duties:
- Prepare, review, and process invoices from subcontractors, suppliers, and vendors.
- Monitor and track project budgets, ensuring accurate cost allocation and reporting.
- Assist in managing financial aspects of projects, including purchase orders and change orders.
- Reconcile accounts, track expenses, and assist in preparing financial statements for projects.
- Manage lease agreements for equipment, facilities, and site-related needs.
- Coordinate with the accounting department for timely processing of payments and invoices.
3. Vendor Management & Estimating:
- Coordinate with vendors and suppliers, ensuring timely delivery of materials and services.
- Assist in preparing and reviewing cost estimates for projects in collaboration with project managers.
- Manage vendor contracts and ensure compliance with terms and conditions.
- Track and report vendor performance and resolve any discrepancies or issues that arise.
4. Lease and Equipment Management:
- Oversee the management of leases related to construction equipment, facilities, and other project-related assets.
- Ensure all lease agreements are up to date, in compliance, and renewals are processed on time.
5. Compliance and Documentation:
- Ensure all projects comply with local, state, and federal regulations, including safety standards and financial reporting requirements.
- Maintain detailed and organized records of all project-related documents, including contracts, permits, and correspondence.
Qualifications:
- Bachelor’s degree in Accounting, Business Administration, Construction Management, or related field preferred.
- 3 years of experience in project coordination, accounting, or construction administration.
- Proficient in accounting software (e.g., QuickBooks, Sage) and project management tools (e.g., MS Project, Procore).
- Strong understanding of construction industry standards and financial principles.
- Excellent organizational, communication, and problem-solving skills.
- Ability to multitask and prioritize in a fast-paced environment.
- Detail-oriented with strong analytical skills.
Preferred Skills:
- Experience working in the construction industry or a similar field.
- Knowledge of local and federal construction regulations.
- Experience with cost estimating and budgeting for construction projects.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.