Chicago HCV Housing Specialist NUMÉRO DE POSTE: 426016
As the On-Site Housing Specialist, your primary objective is to deliver exceptional customer service while executing the various tasks associated with government-run rental assistance programs. The role demands a balance between technical accuracy, regulatory compliance, and a strong commitment to the customer experience. This position is central to determining and documenting eligibility, income, rent, and managing contractual relationships with property owners, all while maintaining a high standard of service that reflects our company's values. This position is a full-time, on-site position based out of Chicago, IL.
In this role, you will be responsible for accurate and thorough record-keeping, resolving customer service inquiries, and demonstrating proactive communication with participants and landlords. The successful candidate will embody our values by fostering trust, taking ownership, driving impactful results, and exceeding customer expectations.
Housing Specialist Responsibilities
- Educate participants on program requirements and family obligations, ensuring they fully understand their rights and responsibilities.
- Conduct participant briefings as needed, prioritizing clarity and responsiveness to participant questions or concerns.
- Address and resolve participant and landlord issues with empathy and professionalism, demonstrating our commitment to service excellence.
- Conduct eligibility and intake activities for program applicants and participants while adhering to all legal and regulatory requirements.
- Execute annual and interim recertifications within required time frames, ensuring that participants are well-informed and supported throughout the process.
- Facilitate participant moves, including portability, by efficiently managing transitions while minimizing disruptions.
- Accurately determine housing assistance payments and tenant rent calculations, ensuring both compliance and clarity for all stakeholders.
- Act as a mediator in resolving concerns between owners, tenants, and the Public Housing Authority (PHA), emphasizing fair and equitable outcomes.
- Collaborate effectively with landlords, co-workers, clients, and vendors to ensure seamless service delivery.
- Maintain accurate and complete applicant and participant files, ensuring they meet all compliance and quality standards.
- Proactively address and resolve any quality control findings associated with completed work, demonstrating ownership of your responsibilities.
- Provide outstanding customer service in every interaction, striving to exceed expectations and leave a positive, lasting impression.
- Execute all job functions in alignment with the PHA’s Administrative Plan, HUD regulations, and other state and local requirements while focusing on the experience and satisfaction of participants and landlords.
- Ensure consistent attendance and punctuality, reflecting reliability and a commitment to excellence in service.
- Other duties may be assigned based on business needs, requiring adaptability and a readiness to step in where needed to support team and client success.
- Ability to effectively communicate laws, rules, and regulations, ensuring adherence to legal standards while communicating complex information clearly to participants.
- Strong organizational skills to execute tasks and assignments within established deadlines while solving problems independently and in collaboration with a customer-centric approach.
- Proficient in Microsoft Applications (Excel, Word, Outlook, SharePoint), with the ability to quickly learn new programs and tools that enhance service delivery.
- Demonstrated ability to communicate professionally, both verbally and in writing, tailoring messages to meet the needs of participants, landlords, and team members.
- Ability to quickly adapt to changing conditions based on client needs, showing a willingness to stretch beyond the limitations of what’s possible to deliver impactful results.
- High attention to detail in maintaining accurate records and processing transactions while prioritizing integrity and trust in all dealings.
- A commitment to exceeding service expectations by going the extra mile, creating positive outcomes, and embodying our company’s values in every interaction.
- Willingness to perform other related duties as needed, demonstrating flexibility in adjusting to evolving business needs and contributing to the team’s overall success.
Education & Experience Requirements
3 years’ working experience in a client facing customer service-related field, required
2 years working experience within a similar government eligibility or rental property lease up related field, required
HCV and/or Public Housing Certifications within the last 3 years, preferred
Basic knowledge of regulatory standards for Housing Choice Voucher Program, preferred
Bilingual in Spanish or other commonly used foreign language, preferred
High School diploma/ GED required
Clear Background Check and Drug Testing required
Key Measurable Performance Indicators
- Average Processing Time: Measure the average time taken to process inquiries, applications, or requests.
- Visitor Satisfaction Rating: Gather feedback through surveys or comment cards to assess the satisfaction level of individuals who interact with the office.
- Accuracy of Information Provided: Monitor the percentage of inquiries where the information provided is accurate and meets the needs of the visitors.
- Queue Wait Time: Measure the average time visitors spend waiting in line before being served. Shorter wait times typically enhance customer satisfaction.
- Service Level Agreement Compliance: Track adherence to service level agreements (SLAs) regarding response and resolution times for various services offered at the office
- Volume of Visitors Served: Count the total number of visitors assisted over a specific period. This can help assess staffing needs and service demand.
- Staff Training Completion Rate: Measure the percentage of team members who have completed required training programs, ensuring that they are well-equipped to assist the public.
- Feedback Resolution Rate: Track the percentage of visitor feedback or complaints that are resolved satisfactorily. This reflects the agency's commitment to customer service.
- Technology Utilization Rate: Assess how effectively technology (such as appointment scheduling software or electronic records management) enhances service delivery.
- Staff Absenteeism Rate: Monitor the rate of absenteeism among front desk staff, which can affect service levels and productivity.
- Compliance with Regulatory Requirements: Evaluate adherence to relevant laws, regulations, and policies in the handling of visitor requests and documentation.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.