Freight Audit specialist NUMÉRO DE POSTE: 426137
Job Summary: As a Freight Audit Specialist, you will be responsible for verifying and auditing freight invoices to ensure accuracy and compliance with contractual terms. Your role will involve analyzing transportation costs, identifying discrepancies, and working closely with carriers and internal teams to resolve issues promptly. You will play a key part in optimizing transportation expenses and maintaining high standards of financial control and operational efficiency.
Key Responsibilities:
- Audit Freight Invoices:
- Review and audit freight invoices for accuracy, ensuring rates, charges, and discounts align with contractual agreements.
- Identify and investigate discrepancies, such as incorrect rates, missing discounts, or unauthorized charges.
- Review accounting and logistics process to ensure that carrier invoices are processed smoothly.
- Resolve Billing Issues:
- Collaborate with carriers and internal stakeholders to resolve billing discrepancies and disputes in a timely manner.
- Communicate effectively to negotiate settlements and ensure corrections are made promptly.
- Reconcile and process invoices, statements, and accounts payable/receivable on a regular basis
- General Responsibilities:
- Verify receipt, price and quantity of all products and services received; code and input outstanding invoices into SAP for payment; and verify computer batch reports for input accuracy.
- Obtain rates from external haulers and set up new haulers for bulk and packaged Cement, Aggregate, Fly Ash, and Block.
- Maintain all hauler rates in SAP and Real-Time Freight
- Work closely with the admin team to ensure that new contracts are set up in SAP
- Maintain fuel surcharge conditions in SAP
- Update JWS with new hauler information
- Create new customer lanes in Real Time Freight
- Support and backup customer service team
- Provide administrative support to Logistics Manager
- Process Improvement:
- Continuously review audit processes and procedures to streamline operations and enhance efficiency.
- Recommend and implement improvements to billing and audit workflows to optimize accuracy and effectiveness.
- Relationship Management:
- Develop and maintain positive relationships with carriers, vendors, and internal teams involved in freight and logistics.
- Act as a point of contact for freight billing inquiries and issues, providing exceptional customer service and support.
- Previous experience in freight audit, accounts payable, transportation billing, logistics operations, or related field is highly desirable – required.
- Bilingual: English and Spanish – required.
- Experience using SAP systems for Logistics/Supply Chain operations is preferred.
- Familiarity with Microsoft Office Suite (especially Excel – VLOOKUP function) is preferred.
- Experience in the Building Materials industry for at least 3 years is required (Cement, Aggregate, Fly Ash, and Block.)
- Basic understanding of accounting principles and concepts.
- High School diploma, or equivalent, plus 1–3 years job related experience /bachelor’s degree in business administration, accounting, Logistics, Supply Chain Management, or a related field is preferred.
- Strong analytical and problem-solving abilities, with a keen attention to detail.
- Excellent verbal and written communication skills, with the ability to negotiate and resolve issues effectively.
- Ability to prioritize tasks, manage multiple projects simultaneously, and meet deadlines in a fast-paced environment.
- Collaborative mindset with the ability to work independently and as part of a team.
- Fast-paced office environment with regular use of computers and software systems.
- Occasional communication and coordination with external vendors and carriers.
- Progression opportunities may include senior roles in logistics management, supply chain analytics, or related fields based on performance and experience.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.