Billing Specialist ( Confidential) NUMÉRO DE POSTE: 424222
Join a leading professional services firm recognized for its commitment to excellence, client satisfaction, and innovation. Our client fosters a collaborative and inclusive work environment where employees are supported in their professional growth and work-life balance. With a flexible and forward-thinking approach, this remote position offers you the ability to thrive while working from the comfort of your home.
Benefits include:
- Competitive salary with performance-based bonuses
- 100% remote role, offering flexibility to work from anywhere in Montreal
- Opportunities for professional development and continuous learning
- A supportive, team-oriented culture focused on collaboration and growth
Our client is seeking a motivated and organized Billing Specialist to take ownership of the entire billing process, ensuring timely and accurate invoicing for external clients. You will also be responsible for managing accounts receivable, building strong relationships with clients, and handling payment collections. This role offers the chance to work independently while being part of a larger, dynamic team in a fast-paced professional services environment.
Key Responsibilities:
- Manage the full billing cycle, including preparing, reviewing, and sending invoices to clients
- Ensure accurate processing of payments and handle billing discrepancies
- Build and maintain strong relationships with external clients, acting as the primary point of contact for billing-related inquiries
- Conduct accounts receivable calls to follow up on outstanding invoices
- Contact customers by phone to request payment and negotiate appropriate payment arrangements
- Maintain up-to-date financial records and track account statuses regularly
- Collaborate with the finance team to improve billing and collection processes
- Minimum of 2 years of experience in billing, accounts receivable, or a similar role in a professional services firm
- Strong understanding of invoicing and financial processes
- Excellent communication and relationship-building skills
- Ability to negotiate payment terms and handle difficult conversations professionally
- Strong organizational skills and attention to detail
- Proficiency with billing software and Microsoft Office Suite
- Experience managing multiple tasks in a fast-paced, deadline-driven setting
À propos du Client
Rejoignez un cabinet de services professionnels de premier plan, reconnu pour son engagement envers l'excellence, la satisfaction des clients et l'innovation. Notre client favorise un environnement de travail collaboratif et inclusif où les employés sont soutenus dans leur développement professionnel et leur équilibre travail-vie personnelle. Avec une approche flexible et avant-gardiste, ce poste en télétravail vous permet de vous épanouir tout en travaillant depuis le confort de votre domicile.
Avantages incluent :
- Salaire compétitif avec primes basées sur la performance
- Poste 100 % en télétravail, offrant la flexibilité de travailler depuis n'importe où à Montréal
- Opportunités de développement professionnel et d'apprentissage continu
- Une culture d'équipe axée sur la collaboration et la croissance
Notre client recherche un(e) Spécialiste de la facturation motivé(e) et organisé(e) pour prendre en charge l'ensemble du processus de facturation, en veillant à une facturation précise et rapide pour les clients externes. Vous serez également responsable de la gestion des comptes clients, de la création de solides relations avec les clients et du suivi des paiements. Ce poste offre l'opportunité de travailler de manière autonome tout en faisant partie d'une équipe dynamique dans un environnement de services professionnels rapide.
Principales Responsabilités :
- Gérer le cycle complet de facturation, y compris la préparation, la révision et l'envoi des factures aux clients
- Assurer le traitement précis des paiements et traiter les écarts de facturation
- Créer et maintenir de solides relations avec les clients externes, en étant le principal point de contact pour les questions liées à la facturation
- Effectuer des appels de comptes à recevoir pour suivre les factures impayées
- Contacter les clients par téléphone pour demander le paiement et négocier des modalités de paiement appropriées
- Tenir à jour les dossiers financiers et suivre régulièrement l'état des comptes
- Collaborer avec l'équipe financière pour améliorer les processus de facturation et de recouvrement
- Minimum de 2 ans d'expérience en facturation, comptes clients ou dans un rôle similaire au sein d'un cabinet de services professionnels
- Solide compréhension des processus de facturation et financiers
- Excellentes compétences en communication et en relations clients
- Capacité à négocier les modalités de paiement et à gérer des conversations difficiles de manière professionnelle
- Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail
- Maîtrise des logiciels de facturation et de la suite Microsoft Office
- Expérience dans la gestion de plusieurs tâches dans un environnement rapide et avec des délais serrés
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.