Operations Coordinator NUMÉRO DE POSTE: 427290
Position Summary:
We are seeking an organized and proactive Operations Coordinator to join our team. This role will provide essential support to our operations and leadership teams by ensuring the smooth handling of tasks related to job mapping, CRM management, and reporting. The ideal candidate will be detail-oriented, tech-savvy, and comfortable working in a fast-paced environment, with experience or familiarity in CRM systems, cloud-based call reporting, and VMS job platforms.
Key Responsibilities:
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Job Mapping & VMS Job Management:
- Support Operations Specialists by gathering, mapping, and updating jobs.
- Pull job postings from JobRobtix and input them accurately into LaborEdge (CRM).
- Ensure VMS jobs are tracked and updated consistently to meet operational timelines.
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CRM Management:
- Assist with managing and maintaining the LaborEdge CRM to ensure data integrity and smooth operation.
- Input, update, and track job records, candidate details, and other essential data.
- Help troubleshoot CRM issues and provide input for optimizing workflows within the system.
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Call Reporting and Monitoring:
- Pull call data reports from Cloud Call and compile insights for internal review.
- Collaborate with leadership to ensure call metrics align with business goals and KPIs.
- Provide detailed summaries and reports to track call volumes, agent activity, and operational trends.
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Reporting & Administrative Support:
- Assist with generating reports as required by the President or other senior leadership.
- Maintain regular documentation of operations processes, ensuring reports are accurate and submitted on time.
- Support various operational initiatives as assigned by the leadership team.
Qualifications:
- Bachelor’s degree or equivalent work experience in operations, business, or related field.
- 1-3 years of experience in an administrative or operations support role.
- Proficiency with CRM platforms (e.g., LaborEdge, Salesforce) and basic reporting tools.
- Familiarity with JobRobtix, VMS systems, and Cloud Call platforms is a plus.
- Strong organizational and multitasking abilities with attention to detail.
- Excellent communication skills, both written and verbal.
- Proficiency in Microsoft Office Suite (Excel, Word, PowerPoint).
Preferred Skills:
- Ability to adapt to shifting priorities and work in a dynamic environment.
- Experience collaborating with cross-functional teams.
- Analytical mindset with the ability to interpret and present data effectively.
Compensation:
- Competitive salary, commensurate with experience
- Comprehensive benefits package (health, dental, 401k)
- Opportunities for growth and professional development
This role offers the opportunity to work closely with operations specialists and leadership, playing a key part in optimizing internal processes and contributing to business success. If you are a problem-solver with a knack for managing data and workflows, we encourage you to apply.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.