Accounts Payable Clerk NUMÉRO DE POSTE: 427476
The experienced Accounts Payable candidate that we are seeking should have at least 1 year of progressive, successful experience in the commercial sector. This position will work closely with the Manager, Client Billing and Corporate Controller to complete many aspects of accounts payable processes.
MAJOR RESPONSIBILITIES:
- Indexing documents, 3-way auditing, document management
- Communicate with carriers via phone, email, mail or personally
- Follow-up on missing data
- Maintenance of unbilled report.
- Carry out billing timely for vendors/suppliers so that we are paid from customers within established time limits.
- Reporting activities according to specific deadlines. Reconcile accounts.
- Processing and monitoring payments and expenditures
- Resolve account discrepancies by investigating documentation; issuing holds on payments, manage adjustments.
- Investigate and resolve carrier queries.
- Maintain accounting ledgers by posting account transactions and verify accounts by reconciling statements and transactions.
- Process carrier invoices within 3 days of receiving. Maintain files and documents through imaging software.
- Occasionally perform assigned administrative responsibilities.
- Pay invoices by verifying transaction information; scheduling and preparing disbursements; obtaining authorization of payment.
- Working under limited supervision following standardized practices and/or methods; leading, guiding, and/or coordinating others; and operating within a defined protocol. Utilization and cooperation with resources from other work units may be required to perform the job's functions. There is a continual opportunity to have some impact on the organization’s services
- Contribute to team effort by accomplishing related results as needed. Perform other related duties as assigned for the purpose of ensuring the efficient and effective functioning of the department and the company as a whole.
- Attention to detail, while appropriately balancing accuracy and speed
- Strongly service oriented with a professional mentality
- Efficient at multitasking
- Fast data entry skills and 10-Key
- Exceptional interpersonal, organizational and communication skills
- Proven problem-solving and information analysis skills
- Independent Decision-making skills
- High stress tolerance
- Tenacious nature
- Natural Negotiation skills
- Calming conflict management skills
QUALIFICATIONS:
- The ideal applicant will have a minimum of at least one year of AP experience preferred. AP role Expert PC Skills (Excel/Internet applications and client/vendor portals.)
- Knowledge of Business Central preferred but not required.
- Strong knowledge in multisystem operations
- 3-way audit preferred
- Strong 10-key
- Strong attention to detail, accuracy, ability to identify & resolve problems.
- Write, maintain, and improve procedures.
- Understand and follow procedures and priorities, as well as have sense of urgency.
- Solid analytical, organizational and negotiating skills with effective oral and written communication skills.
- Ideal applicant must enjoy working in a fast-paced, up-beat environment and be able to thrive under pressure.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.