AR Specialist (Contract) NUMÉRO DE POSTE: 427535
AR Specialist
- 100%onsite until the temps become permanent employees, then the 3/2 hybrid schedule comes into play.
Job Summary:
The Accounts Receivable (AR) Specialist is responsible for managing and maintaining the accounts receivable ledger, ensuring timely collection of payments, and accurate processing of invoices. This role requires close attention to detail, strong organizational skills, and excellent communication abilities to maintain positive relationships with clients and internal teams.
Key Responsibilities:
- Invoice Processing: Generate and send invoices to clients in a timely manner, ensuring accuracy and adherence to contract terms.
- Payment Collection: Follow up on outstanding payments via phone calls, emails, or written correspondence, and ensure that accounts are paid within the established timeframe.
- Payment Posting: Accurately post payments received into the accounting system, reconciling any discrepancies.
- Aging Reports: Regularly review and monitor accounts receivable aging reports, identify delinquent accounts, and develop strategies for collections.
- Dispute Resolution: Collaborate with customers and internal teams to resolve any billing discrepancies or disputes.
- Customer Account Management: Maintain accurate records of customer communications, payments, and disputes in the system.
- Reconciliation: Perform monthly reconciliations of customer accounts and ensure accurate reporting of accounts receivable balances.
- Reporting: Prepare and present accounts receivable reports, including status of outstanding accounts, and communicate findings to the finance team.
- Compliance: Ensure compliance with company policies, accounting regulations, and applicable laws regarding accounts receivable procedures.
- Education: Bachelor’s degree in Accounting, Finance, Business Administration, or related field preferred.
- Experience: 4 years of experience in accounts receivable, accounting, or a similar finance role.
- Strong understanding of accounting principles and AR processes.
- Proficiency with accounting software (e.g., QuickBooks, SAP, Oracle).
- Excellent communication and negotiation skills.
- High level of attention to detail and accuracy.
- Ability to prioritize tasks and manage multiple responsibilities effectively.
- Proficient in Microsoft Office Suite (especially Excel). Pivot tables and VLOOKUPS are used.
- Experience in the [specific industry or sector].
- Knowledge of ERP systems and advanced Excel skills (VLOOKUP, pivot tables, etc.).
- Familiarity with collection regulations and procedures.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.