Office Manager NUMÉRO DE POSTE: 429020
Location: Columbiana, AL *ON SITE*
Salary: $45,000 - $48,000 annually
Job Summary:
A dynamic and versatile Office Manager is needed for a growing company in Columbiana, AL. The ideal candidate will be a “Jack of All Trades,” capable of handling a variety of tasks and responsibilities. This position requires a flexible and adaptable individual who is eager to assist with accounts payable (AP), accounts receivable (AR), and general administrative duties. The Office Manager will play a crucial role in ensuring the smooth operation of the office and supporting various functions within the organization.
Key Responsibilities:
- General Office Management:
- Oversee day-to-day office operations and maintain an organized and efficient workspace.
- Manage office supplies, equipment, and vendor relationships to ensure the office runs smoothly.
- Coordinate office maintenance and repairs as needed.
- Organize and maintain files and records, ensuring confidentiality and accuracy.
- Provide administrative support to the management team and other staff members.
- Accounts Payable (AP) and Accounts Receivable (AR):
- Assist with processing invoices, payments, and purchase orders in a timely and accurate manner.
- Reconcile accounts and resolve discrepancies with vendors and clients.
- Monitor accounts receivable and follow up on outstanding payments to ensure timely collection.
- Prepare financial reports and statements as required.
- Administrative Support:
- Perform general administrative tasks such as answering phones, responding to emails, and handling correspondence.
- Schedule and coordinate meetings, appointments, and travel arrangements.
- Prepare and edit documents, reports, and presentations.
- Assist in organizing company events, meetings, and conferences.
- Flexibility and Adaptability:
- Be willing to take on additional tasks and responsibilities as needed, demonstrating a proactive and “can-do” attitude.
- Support other departments with various tasks and projects, showcasing a willingness to learn and contribute across different areas of the business.
- Take initiative in identifying opportunities for process improvement and implementing solutions.
Qualifications:
- High school diploma or GED required; associate or bachelor’s degree in business administration or a related field preferred.
- Previous experience as an Office Manager or in a similar administrative role is highly desirable.
- Experience with accounts payable, accounts receivable, and general bookkeeping tasks.
- Payroll processing experience is a plus but not required; willingness to learn is essential.
- Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) and familiarity with office management software.
- Strong organizational skills and attention to detail.
- Excellent communication and interpersonal skills.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.