Executive Assistant NUMÉRO DE POSTE: 428914
The Executive Assistant t is a contract-to-hire opportunity with a fully onsite schedule.
Responsibilities:
- Act as a gatekeeper and limit executive's distractions
- Make sure everyone gets announced that comes in office
- Delegates tasks independently
- Compliance, simple audit forms like insurance, smooth operations like all bills are printed and ready for executive to sign
- Handle appointment countdowns
- Deliver executives tax returns to their personal banker
- Finalize paperwork for new website and help get appointments for new branding photos and video for the website
- Help with insurance audit paperwork
- Help with advertising calendar and get dates for mailing
- Help go through mail and handle anything that needs handled with mail.
- Help keep executive organized with leads and upcoming clients in CRM
- Liaison between executive and employees on projects so they stay out of the weeds
- Marketing/Advertising campaigns-help coordinate with Designers
- New Billboard-coordinate with company and designers
- Handle insurance for any vacant personal properties for executive
- Coordinate car repairs, gas in car if needed and maintenance even if with a 3rd party
- Manage any compliance items (this will be within a realistic skillset) like renew executives real estate license online; renew executives Driver License, etc.
- Occasionally help run errands for food or drink
- Oversee larger projects with the team (ordering open house signs, e-ail signature creation on Canva, troubleshooting the printer if needed, adding paper, etc.)
- Help with print media campaigns like newspaper ads, Nfocus and Nashville Business Journal
- Update executives TN. Association of Realtors BIO and Photo
- Update executives company Bio and Photo
- Order gifts for clients and family birthdays etc.
- Plan Work Travel
- Help with executives Passport
- Help with TSA precheck
- Handle State of TN-Unclaimed money
- Handle deposits and light banking when needed
- Help executive keep the office clean, calm in appearance and ON BRAND.
- Order things for executive on Amazon, etc. when needed.
- Previous experience as an Executive Assistant
- Driver's License
- No drama and works well with others
- Understands URGENCY and how to prioritize tasks
- Does not use their personal phone for personal texts/phone calls unless on breaks or emergent and no personal social media at work.
- Friendly, professional and can thrive in a fast-paced environment and deal with deadlines
- Well-spoken and communicates well in e-mails/written correspondence
- Represents the brand well
- Has no interest in selling real estate
Opportunity: Contract to Hire
Location: Onsite Dickson
Salary: $43-53/hr
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.