AP Coordinator NUMÉRO DE POSTE: 429266
Job Title: Accounts Payable & Concur Expense Coordinator
Position Overview:
The Accounts Payable & Concur Expense Coordinator is responsible for overseeing a range of accounts payable activities, with an emphasis on managing travel-related expenses. This role functions as the primary Concur Expense system reviewer and auditor, ensuring that expense reports align with company policies. Additionally, the coordinator ensures that vendor onboarding and payment processes adhere to company standards. This position plays a crucial role in maintaining accurate financial records, preventing disruptions in payments, and resolving payment issues in a timely manner. The ideal candidate will be detail-oriented, proactive in communication, and capable of managing multiple tasks in a fast-paced environment.
Key Responsibilities:
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Concur Expense System Management:
- Act as the primary point of contact for managing the Concur Expense system, reviewing and auditing expense reports.
- Assist employees with troubleshooting Concur-related issues, providing guidance on system functionality and policies.
- Monitor adherence to corporate travel and expense policies, offering continuous support to ensure compliance.
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Corporate Card Program Oversight:
- Administer the management and termination process for US Bank corporate cards.
- Monitor cardholder accounts to ensure timely payments, follow up on overdue balances, and prevent account suspension or late fees.
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Vendor and Employee Onboarding:
- Manage the setup process for new vendors and employees in the accounts payable system.
- Verify the accuracy of W-9 forms and ensure proper ACH setup for payments.
- Collaborate with other departments to perform OFAC (Office of Foreign Assets Control) checks on new vendors to meet regulatory requirements.
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ACH & Payment Issue Resolution:
- Investigate and resolve any ACH payment rejects, ensuring timely resolution for vendor and employee payments.
- Handle the conversion of employee checks to ACH payments, ensuring accurate and timely processing of payroll and reimbursements.
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Audit and Compliance Assistance:
- Compile and prepare documentation for quarterly internal audits, ensuring all records are accurate and complete.
- Work closely with internal teams to ensure compliance with internal controls and regulatory requirements for vendor payments and accounts payable processes.
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Additional Duties:
- Assist with ad-hoc projects aimed at improving accounts payable processes, travel and expense management, and vendor coordination.
- Contribute to ongoing process improvement efforts to enhance efficiency, compliance, and accuracy in accounts payable and travel-related expense management.
Qualifications:
- Bachelor’s degree in Accounting, Finance, Business, or a related field preferred.
- At least 10 years of experience in Accounts Payable, with a strong background in travel and expense management systems, particularly Concur.
- In-depth knowledge of A/P processes, vendor management, and ACH payment systems.
- Strong attention to detail and organizational skills, with the ability to prioritize and manage multiple tasks effectively.
- Proficiency with accounting software, ERP systems, and Microsoft Office Suite.
- Excellent communication skills and the ability to collaborate effectively with cross-functional teams.
- Familiarity with regulatory compliance standards, including OFAC checks and fraud prevention measures.
- Experience in preparing and managing audit documentation.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.