Office Administrator NUMÉRO DE POSTE: 429111
This position offers annual bonus and benefits!
Job Description:
We are seeking a dynamic Office Administrator to support our corporate office operations and assist various departments with administrative, organizational, and logistical tasks. As part of the Corporate Office Team, your role will be essential in ensuring smooth workflows and responsive support across all areas of the business. Ideal candidates will be adaptable, proactive, and skilled at managing multiple tasks with precision and professionalism.
Key Responsibilities:
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Check and Payment Processing: Handle the daily receipt and logging of checks, facilitate deposits and process urgent or special-handling outgoing checks. Distribute property-specific incoming mail as needed.
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System Support and Issue Resolution: Submit support requests as issues arise, manage user databases, invitations, and maintain address labels.
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COI Tracking System Maintenance: Assist in managing and updating the COI Tracking system, including regular tenant and vendor management.
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Construction Management Reporting: Prepare and submit monthly Construction Management Fee Packages for approval and billing, and assist with monthly fee forecasting reports.
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IT Inventory and Support: Maintain inventory of IT equipment, monitor monthly reports for unusual tickets or timelines, and facilitate equipment transitions for computers, copiers, or internet services at managed sites.
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Onboarding and Offboarding Support: Assist with onboarding/offboarding processes for personnel and properties, including IT inventory management, document organization, and system setups.
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SharePoint Management: Update, maintain, and organize SharePoint directories. Develop creative communications, informational pages, and document libraries.
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Event and Office Support: Support company-wide events and corporate initiatives, maintaining a clean and well-organized office environment.
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Reception and General Administrative Support: Provide back-up support for reception and other corporate office functions as needed. Offer general administrative assistance to company leadership.
Qualifications:
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Proficiency in SharePoint, Microsoft Word, Excel, and Outlook.
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Excellent organizational, time management, and interpersonal skills.
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Prior experience in the commercial real estate industry is a plus.
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Ability to thrive in a fast-paced environment with shifting priorities.
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Strong teamwork orientation, positive demeanor, and professional presentation. Effective communicator able to engage across multiple departments.
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Professional and personal references are required.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.