Business Operations Administrator (Hybrid, flexible schedule) NUMÉRO DE POSTE: 306918
Business Operations Coordinator (Hybrid)
Location: Indianapolis, IN (Hybrid)
Schedule: Approximately 32-35 hours per week with flexible scheduling
Employment Type: Contract / Temporary (approximately 3 month contract with potential for long-term opportunity)
Pay: $22-$25/ hour
About the Opportunity:
We're partnering with a growing professional services organization seeking a highly organized and detail-oriented Business Operations Coordinator to support accounting, payroll, HR administration, and general business operations.
This role is ideal for someone who enjoys keeping things organized, following established processes, and supporting multiple areas of a business. You do not need to be an accountant or payroll expert to be successful. The company is looking for someone who is dependable, detail-oriented, trustworthy, and eager to learn.
One of the biggest advantages of this opportunity is flexibility. The organization values results and is open to a variety of schedules that accommodate family, school, or other commitments.
What You'll Do:
Accounting & Administrative Support
- Process invoices and enter data into accounting systems
- Maintain organized financial and business records
- Assist with accounts payable and other bookkeeping-related administrative tasks
- Support cash management and documentation processes
- Assist with recurring reports and data tracking
- Help maintain proper documentation and internal controls
Payroll & HR Support
- Learn payroll processes and serve as a backup resource when needed
- Assist with payroll-related data entry and recordkeeping
- Maintain employee, contractor, and vendor information in internal systems
- Support various HR administrative functions
- Ensure information is entered accurately and maintained appropriately
General Business Operations:
- Provide administrative support across multiple departments
- Assist with special projects and operational initiatives
- Support internal coordination and follow-through on critical business tasks
Social Media & Online Presence:
- Help maintain the company's LinkedIn presence
- Draft and post content using established guidelines and processes
- Research relevant industry topics and articles for social posts
- Assist with maintaining a consistent online presence
What We're Looking For:
Required Qualifications
- 1 year of administrative, office support, coordinator, or related experience
- Strong attention to detail and accuracy
- Excellent organizational and time-management skills
- Comfortable learning new software and systems
- Strong written and verbal communication skills
- Ability to work independently while managing multiple priorities
- High level of professionalism and integrity
Preferred Qualifications
- Experience supporting accounting, payroll, HR, or business operations
- Experience with data entry or bookkeeping-related tasks
- Proficiency with Microsoft Excel
- Exposure to QuickBooks, Paylocity, or similar business systems
- Associate's degree, bachelor's degree, or some college coursework
The company has established processes and training materials in place and is willing to train the right person.
Work Environment
- Initial onsite training period of approximately 1-2 weeks
- Quickly transitions to a hybrid schedule after training
- Long-term flexibility available based on performance and business needs
- Professional, collaborative, and low-drama work environment
- Opportunity to gain exposure across accounting, HR, payroll, and business operations
If you're organized, dependable, and enjoy helping a business run smoothly behind the scenes, we'd love to speak with you.
By submitting to this position, you are agreeing to be included in our talent pool for future hiring for similarly qualified positions.
Avis sur l’égalité en matière d’emploi
Vaco by Highspring est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité en matière d’emploi et qui ne pratique aucune discrimination à l’égard des employés ou candidats à un emploi sur le plan de la race (notamment en ce qui a trait aux caractéristiques historiquement associées à la race, comme la texture des cheveux et la coiffure), couleur de la peau, le sexe (ce qui inclut l’état de grossesse ou les conditions connexes), la religion ou les croyances, l’origine nationale, la citoyenneté, l’âge, le handicap, le statut d’ancien combattant, l’adhésion à un syndicat, l’appartenance ethnique, le genre, l’identité de genre, l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’affiliation politique ou autre caractéristique protégée par les lois fédérales, d’État ou locales.
Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales s’engagent à la pleine inclusion de toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales veilleront à ce que les personnes handicapées bénéficient de mesures d’adaptation raisonnables. Si des mesures d’adaptation raisonnables sont nécessaires pour vous permettre de participer au processus de candidature ou d’entretien d’embauche, d’exercer les fonctions essentielles du poste et/ou de bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats sachent que la loi interdit la discrimination dans le milieu de travail.
Avis de représentation
En soumettant votre candidature à ce poste, vous convenez que vous accordez à Vaco by Highspring le droit exclusif de vous présenter en tant que candidat eu égard à l’offre d’emploi susmentionnée. Vous reconnaissez en outre que vous avez fourni des renseignements exacts sur vous-même et que vous n’avez pas volontairement dénaturé vos qualifications. Dans toute la mesure permise par la loi, vous vous engagez également à garder confidentiels tous les renseignements que vous obtiendrez de Vaco by Highspring concernant le poste et à ne divulguer les renseignements relatifs au poste que si cela est absolument nécessaire pour respecter une obligation afférente à votre candidature. En contrepartie, Vaco by Highspring s’engage à déployer des efforts raisonnables pour vous représenter dans le cadre de toute sollicitation, présélection en matière d’emploi et diffusion de CV.
Concernant les résidents de l’Ontario, Canada : d’après ce que Highspring retient de ses discussions avec son Client ce poste est actuellement vacant (soit par le truchement de Highspring en tant que sous-traitant, soit auprès du Client).
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ainsi que sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales (« nous », « notre/nos » ou « Vaco by Highspring ») respectent votre vie privée et s’engagent à vous informer de ses politiques en toute transparence.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’Avis de collecte par les RH de Vaco by Highspring concernant les candidats et les employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent consulter nos politiques propres à l’État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays régis par le RGPD peuvent consulter nos politiques ici.
De plus, les candidatures à ce poste seront soumises à une présélection des candidats effectuée par l’IA visant à vérifier que les exigences minimales indiquées au titre du poste sont respectées. Vous trouverez plus de détails sur l’utilisation de l’IA par Vaco by Highspring ici (https://www.highspring.com/ai-use-notices/). L’évaluation des candidatures après cette phase initiale sera menée par des recruteurs et gestionnaires d’embauche. Vaco by Highspring n’a pas d’information ni d’opinion sur l’utilisation de solutions d’IA par son client dans le cadre de l’embauche.
Avis sur la transparence salariale
La rémunération fixée pour ce poste, et d’autres, auprès de Vaco by Highspring dépend de nombreux facteurs,notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences en matière de permis d’exercice et de certification;
- l’emplacement du bureau et autres considérations géographiques;
- d’autres besoins commerciaux et organisationnels.
Cela étant, conformément à la loi locale, Vaco by Highspring estime qu’en fonction des critères susmentionnés, la fourchette salariale suivante constitue une estimation raisonnable de la rémunération de base pour une personne embauchée à ce poste dans les régions géographiques exigeant la divulgation de la fourchette salariale. Le ou la titulaire du poste peut également être admissible à des primes discrétionnaires.