Senior Payroll Specialist NUMÉRO DE POSTE: 429609
Position Description
Join our dynamic team as a Senior Payroll Specialist, where you will play a crucial role in ensuring accurate and timely payroll processing for our organization. Leverage your expertise to streamline payroll operations, maintain compliance with regulatory standards, and support our employees with exceptional service. This is a fantastic opportunity to contribute to a collaborative work environment while advancing your career in payroll management.
Job Responsibilities
- Support the entire payroll process, ensuring accuracy and compliance with federal, state, and local regulations.
- Provide ad-hoc payroll reports for project specific requirements & manage submission deadlines.
- Process weekly payroll including calculating wages, deductions, and taxes.
- Reconcile payroll-related general ledger accounts and prepare necessary journal entries.
- Ensure timely and accurate distribution of payroll, including direct deposits and checks.
- Maintain and update employee payroll records, including changes in salary, tax status, and deductions.
- Address and resolve payroll discrepancies and issues with employees and management.
- Review and reconcile payroll reports and documentation to ensure accuracy, such as W-2s, 1099s, and quarterly tax filings.
- Collaborate with Third party payroll provider, HR, and Finance departments to ensure alignment and accuracy in employee data and financial reporting.
- Stay updated on changes in payroll laws and regulations and implement necessary adjustments.
- Assist in auditing internal payroll procedures and external payroll audits.
- Provide guidance and training to junior payroll staff and ensure adherence to company policies and procedures.
- Develop and implement payroll process improvements and efficiencies.
- Support special projects related to payroll and compensation, as needed.
- Bachelor's degree in Accounting, Finance, Business Administration, or a related field.
- Minimum of 5 years of experience in payroll processing or a similar role.
- Proficiency in payroll software and systems, such as Paycom, ADP, Paychex, or similar platforms.
- Strong knowledge of federal, state, and local payroll tax regulations.
- Experience with State and Federal Prevailing wage programs and/or willingness to learn
- Experience with multi-state payroll processing.
- Excellent attention to detail and accuracy.
- Strong analytical and problem-solving skills.
- Ability to handle confidential information with discretion.
- Strong communication and interpersonal skills.
- Ability to work independently and manage multiple priorities in a fast-paced environment.
- Experience with payroll audits and compliance.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.