Accounts Payable Specialist NUMÉRO DE POSTE: 429975
The Accounts Payable Specialist will be responsible for managing and processing all vendor invoices and payments, ensuring accuracy and compliance with company policies, and maintaining detailed records of all transactions. This role will support the finance team in a manufacturing environment, requiring familiarity with both standard accounting principles and the specific needs of a manufacturing business.
Key Responsibilities:
- Invoice Processing & Verification:
- Receive and review all invoices from vendors and suppliers.
- Verify the accuracy of invoices against purchase orders, delivery receipts, and contracts.
- Ensure proper coding of invoices based on the general ledger chart of accounts.
- Resolve discrepancies between purchase orders, receipts, and invoices in a timely manner.
- Vendor Payments:
- Prepare and process payment runs (checks, ACH, wire transfers).
- Ensure timely payment of vendor invoices in accordance with company payment terms.
- Maintain a schedule of upcoming payments and manage cash flow by prioritizing payments.
- Process employee expense reimbursements and corporate credit card statements.
- Recordkeeping & Reconciliation:
- Maintain accurate and up-to-date accounts payable files and records.
- Reconcile accounts payable ledger to the general ledger.
- Track outstanding payables and ensure correct aging reports are maintained.
- Assist with month-end and year-end closing procedures by ensuring accurate financial reporting.
- Vendor Relations:
- Serve as the primary point of contact for vendor inquiries regarding payment status, invoice discrepancies, and account issues.
- Maintain positive relationships with suppliers and vendors.
- Manage vendor account set-up, including collecting tax forms (W-9, etc.), and verifying vendor information.
- Compliance & Reporting:
- Ensure all accounts payable processes comply with company policies, internal controls, and accounting regulations.
- Assist in the preparation of reports and audit schedules for internal and external audits.
- Stay informed on changes to relevant accounting rules and tax regulations (e.g., sales tax compliance, 1099 reporting).
- Cost Control & Efficiency:
- Review and identify opportunities to improve the efficiency of accounts payable processes, leveraging technology and automation where possible.
- Assist in the development and implementation of cost-saving initiatives related to the procurement and payment process.
- Collaboration with Other Departments:
- Work closely with the purchasing department to ensure accurate and timely receipt of materials and services.
- Collaborate with production and inventory teams to ensure correct inventory purchasing and cost allocation.
- Communicate with the finance team to address cash flow issues and optimize payment processes.
Required Qualifications:
- Education:
- Bachelor’s degree in Accounting, Finance, or a related field.
- Experience:
- 2 years of experience in accounts payable or accounting, preferably in a manufacturing or industrial environment.
- Experience with ERP software (e.g., SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, NetSuite) and Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook).
- Familiarity with PO and non-PO invoice processing.
- Skills & Abilities:
- Strong attention to detail and accuracy.
- Ability to work independently and prioritize tasks in a fast-paced environment.
- Excellent problem-solving and analytical skills.
- Strong verbal and written communication skills.
- Understanding of basic accounting principles and the accounts payable process.
- Knowledge of sales tax regulations and 1099 reporting requirements.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.