Accounting Administrative Assistant NUMÉRO DE POSTE: 430213
Job Description:
The Accounting Administrative Assistant will serve as a key support role within our clients accounting department, ensuring seamless daily operations. This individual will handle a mix of administrative tasks and accounting functions, including accounts payable responsibilities. We are looking for a detail-oriented, organized professional with strong multitasking abilities, excellent Excel skills, and a solid grasp of accounting principles.
Key Responsibilities:
Administrative Support:
- Provide comprehensive administrative and accounting support to ensure the smooth operation of the accounting department.
- Set up and maintain vendor records in Yardi, including updates for property certificates of insurance (COIs).
- Organize and manage bank deposits through check scanning or manual branch deposits.
- Generate and distribute various bank-related reports such as bank statements, transaction summaries, check images, and stop-payment documentation.
- Assist with quarterly and annual audits, including collecting reports, scanning documents, and preparing invoice copies.
- Maintain an organized department by managing office supplies and ensuring a tidy workspace.
Accounts Payable Assistance:
- Distribute weekly checks and handle returned checks.
- Sort and manage incoming and outgoing mail for the department.
Financial Statement Management:
- Package and upload monthly financial statements to SharePoint.
- Run and analyze various departmental reports as needed.
Project Support:
- Collaborate on special projects and initiatives as assigned.
Qualifications:
- Minimum 1-2 years of relevant accounting experience.
- Associate degree preferred; college coursework in accounting highly desirable. A 4-year degree in Accounting is a plus.
Desired Knowledge, Skills, and Abilities:
- Strong organizational skills with the ability to multitask and prioritize effectively in a dynamic, fast-paced environment.
- Exceptional attention to detail and commitment to accuracy.
- Proactive team player with the ability to work both independently and collaboratively.
- Strong ethical standards and integrity in the workplace.
- Effective interpersonal and communication skills for working with all levels of management.
- Proficiency in Microsoft Excel and Word; familiarity with accounting software is required, with Yardi experience a significant advantage.
- Basic understanding of accounting principles, with strong problem-solving, research, and data analysis skills.
- Familiarity with real estate management is a plus.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.