Receptionist NUMÉRO DE POSTE: 431313
Company Overview:
Our client is a well-established and rapidly growing manufacturing company known for its innovative products and commitment to excellence. We pride ourselves on fostering a professional and welcoming environment for both clients and employees. We are currently seeking a polished, proactive, and reliable Receptionist to join our team and be the first point of contact for visitors and clients.
Position Summary:
As the Receptionist, you will be the face of our company, responsible for creating a positive and professional first impression for guests, employees, and vendors. You will handle a variety of administrative and customer service tasks to ensure smooth office operations, and support various teams within the organization as needed.
Key Responsibilities:
- Reception and Guest Services:
- Greet and direct visitors, clients, and vendors upon arrival in a warm and professional manner.
- Notify employees of visitor arrivals and ensure smooth check-in/check-out procedures.
- Maintain a welcoming and clean reception area at all times.
- Administrative Support:
- Answer and route incoming calls, providing information and assistance as needed.
- Manage scheduling and coordination of conference rooms for meetings, including preparation for guest arrivals.
- Assist in managing office supplies and inventory, including placing orders and maintaining stock levels.
- Coordination and Communication:
- Communicate with internal teams and external contacts, ensuring timely and accurate delivery of information.
- Coordinate office deliveries, packages, and other logistics to ensure smooth office operations.
- Special Projects (Optional Based on Strengths):
- Support HR with recruitment activities, including scheduling interviews and managing candidate communication.
- Assist with internal events or company initiatives as needed.
- Provide operational support for ongoing projects and help with general administrative tasks.
Qualifications and Skills:
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Education & Experience:
- High school diploma or equivalent required; college degree preferred.
- Prior receptionist or administrative experience is a plus, but not required.
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Skills and Competencies:
- Exceptional communication skills, both verbal and written, with a professional demeanor.
- Strong organizational and time-management skills, with the ability to multitask effectively in a fast-paced environment.
- Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook).
- Excellent interpersonal skills with the ability to interact with individuals at all levels of the organization.
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Other Requirements:
- Highly professional appearance and attitude, with a commitment to excellence in customer service.
- Strong problem-solving abilities and the ability to think on your feet.
- Ability to maintain confidentiality and work well under pressure.
- Detail-oriented and proactive with a strong sense of ownership over tasks.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.