Entry-Level Human Resources Assistant NUMÉRO DE POSTE: 432442
Job Title: Entry-Level Human Resources Assistant
About the Company:
Our client, a leading financial services firm, is seeking a motivated and detail-oriented Entry-Level Human Resources Assistant to join their dynamic team. This is an exciting opportunity for individuals looking to start their career in human resources within the finance industry. The ideal candidate will play a key role in supporting HR operations, recruitment, employee relations, and compliance efforts in a fast-paced environment.
Job Overview:
As an Entry-Level Human Resources Assistant, you will provide administrative and operational support to the Human Resources department. You will assist with recruiting, onboarding, employee records management, and other HR-related tasks, ensuring the smooth functioning of HR processes. This role offers the opportunity to learn and grow within the HR field while gaining exposure to the finance industry.
Key Responsibilities:
- Recruitment Support: Assist with posting job openings, scheduling interviews, and coordinating candidate communications. Help screen resumes and follow up with candidates.
- Onboarding & Orientation: Facilitate the onboarding process for new hires, including preparing documents, conducting orientation sessions, and ensuring all compliance paperwork is completed.
- Employee Records: Maintain accurate and confidential employee records in compliance with company policies and legal requirements. Update HR databases and files.
- Payroll Assistance: Assist with payroll processing by collecting timecards, verifying attendance, and coordinating with the payroll department as needed.
- Benefits Administration: Help manage employee benefits programs, including health insurance, retirement plans, and wellness initiatives. Answer employees’ questions about benefits and assist with enrollments.
- Training & Development: Assist with organizing employee training sessions and development programs. Track employee progress and provide logistical support for training events.
- Compliance & Reporting: Support HR in ensuring compliance with labor laws and company policies. Assist with preparation of HR reports and documentation for audits.
- General HR Support: Provide day-to-day administrative support to the HR department, including managing correspondence, preparing reports, and assisting with employee relations issues.
Qualifications:
- Education: Bachelor’s degree in Human Resources, Business Administration, Finance, or a related field (or equivalent work experience).
- Experience: 0-1 year of experience in an HR-related role (internships or part-time positions are a plus).
- Skills:
- Strong proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint).
- Excellent written and verbal communication skills.
- Strong organizational skills with attention to detail.
- Ability to maintain confidentiality and exercise discretion.
- Strong interpersonal skills and the ability to work collaboratively with others.
- Willingness to learn and adapt in a fast-paced environment.
Preferred Skills:
- Familiarity with HR software or applicant tracking systems (ATS) is a plus.
- Basic understanding of labor laws and HR best practices is beneficial.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.