Office Administrator NUMÉRO DE POSTE: 432441
Job Title: Office Administrator
Location: Port Chester, NY
Industry: Financial Services
About the Company:
Our client, a reputable financial services firm in Port Chester, NY, is seeking a highly organized and motivated Office Administrator to join their team. This role is ideal for a proactive individual with a passion for providing excellent administrative support in a dynamic office environment. If you are looking to grow your career in the financial services industry, this is a fantastic opportunity to contribute to a thriving organization.
Job Overview:
The Office Administrator will be responsible for providing a wide range of administrative support services to ensure the smooth operation of the office. This individual will work closely with team members across departments, assisting with clerical tasks, maintaining office organization, and providing customer service support. The ideal candidate should be detail-oriented, reliable, and have strong communication skills.
Key Responsibilities:
- Office Management: Ensure the office is organized and operates efficiently by managing office supplies, maintaining equipment, and ensuring the workspace is clean and welcoming.
- Client Support: Greet clients and visitors, answering phones, and directing inquiries to the appropriate departments.
- Administrative Support: Handle incoming and outgoing correspondence, including emails, phone calls, and mail. Assist with scheduling meetings, appointments, and conference calls.
- Document Management: Maintain accurate records, including filing, document organization, and data entry.
- Billing & Financial Support: Assist with basic billing, invoicing, and tracking expenses as directed by the financial services team.
- Customer Service: Provide exceptional customer service by answering questions and assisting clients with general inquiries.
- Team Collaboration: Work closely with other office staff and management to ensure smooth day-to-day operations.
Qualifications:
- Education: High school diploma or equivalent; Associate’s or Bachelor’s degree in Business Administration, Finance, or related field is a plus.
- Experience: 1-2 years of experience in office administration or a similar role, preferably within the financial services or corporate sector.
- Skills:
- Strong proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Excellent communication skills, both written and verbal.
- Strong attention to detail with the ability to handle multiple tasks simultaneously.
- Professional phone etiquette and customer service skills.
- Ability to work independently and as part of a team.
- Discretion in handling confidential information.
Preferred Skills:
- Experience with financial software or databases is a plus.
- Familiarity with basic accounting or bookkeeping principles.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.