Part-Time Administrative Assistant NUMÉRO DE POSTE: 307435
Administrative Assistant (Hybrid/Part-Time)
Location: Irvine, CA
Schedule: Part-Time, 16 to 20 hours per week, Monday through Wednesday
Work Arrangement: Hybrid
Come Join Our Growing Team!
Vaco is seeking a dynamic, organized, and detail-oriented Administrative Assistant to join our growing Orange County team. This part-time position will provide administrative and operational support to our Managing Partner, Business Development, and Recruiting teams.
The ideal candidate is proactive, highly organized, and comfortable juggling multiple priorities in a fast-paced, team-oriented environment. This is a great opportunity for someone who enjoys supporting others, keeping processes organized, and being the go-to person who helps the team run smoothly.
Key Responsibilities
Timesheet Management
- Follow up with contract employees and clients regarding missing or incomplete timesheets
- Obtain client approvals for submitted timesheets in a timely manner
- Track outstanding items and proactively follow up to ensure deadlines are met
- Assist with resolving timesheet questions or discrepancies
Invoice Support
- Review client invoices for accuracy prior to submission
- Make necessary revisions and corrections
- Communicate with clients to resolve discrepancies or obtain clarification
- Help ensure accurate and timely invoicing
Event Planning & Coordination
- Assist with planning team events, client meetings, and internal celebrations
- Coordinate event logistics, vendors, venues, catering, and other details
- Provide onsite support for meetings and events as needed
- Help create an organized and welcoming experience for employees, clients, and guests
Reporting & Data Management
- Run and maintain reports related to team activity, sales metrics, and recruiting progress
- Maintain accurate and up-to-date information within internal systems and databases
- Assist with ongoing data entry, tracking, and reporting
- Help ensure information is organized and readily available to the team
Administrative & Office Support
- Provide day-to-day administrative support to the Managing Partner, Business Development, and Recruiting teams
- Assist with correspondence, scheduling, meeting coordination, and expense reports
- Monitor office and kitchen supplies and coordinate replenishment
- Help maintain an organized, professional, and welcoming office environment
- Serve as a go-to resource for general administrative and office needs
- Support special projects and additional operational needs as they arise
Qualifications
- 2 years of administrative, office support, or operations experience preferred
- Staffing, recruiting, or professional services experience is a plus
- Proficiency with Microsoft Office, including Word, Excel, Outlook, and PowerPoint
- Experience with CRM, ATS, or other business systems is a plus
- Strong organizational skills and exceptional attention to detail
- Excellent written and verbal communication skills
- Ability to prioritize multiple responsibilities and meet deadlines
- Proactive, resourceful, and comfortable taking ownership of responsibilities
- Strong customer service mindset and professional interpersonal skills
- Team-oriented with the flexibility to jump in and help wherever needed
What We’re Looking For
We’re looking for someone who is organized, dependable, proactive, and genuinely enjoys supporting a busy team. You should be comfortable switching between administrative responsibilities, client and consultant follow-up, reporting, event coordination, and day-to-day office needs.
Most importantly, we’re looking for someone who takes ownership, follows through, and enjoys being an important part of a collaborative and growing team
By submitting to this position, you are agreeing to be included in our talent pool for future hiring for similarly qualified positions.Avis sur l’égalité en matière d’emploi
Vaco by Highspring est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité en matière d’emploi et qui ne pratique aucune discrimination à l’égard des employés ou candidats à un emploi sur le plan de la race (notamment en ce qui a trait aux caractéristiques historiquement associées à la race, comme la texture des cheveux et la coiffure), couleur de la peau, le sexe (ce qui inclut l’état de grossesse ou les conditions connexes), la religion ou les croyances, l’origine nationale, la citoyenneté, l’âge, le handicap, le statut d’ancien combattant, l’adhésion à un syndicat, l’appartenance ethnique, le genre, l’identité de genre, l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’affiliation politique ou autre caractéristique protégée par les lois fédérales, d’État ou locales.
Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales s’engagent à la pleine inclusion de toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales veilleront à ce que les personnes handicapées bénéficient de mesures d’adaptation raisonnables. Si des mesures d’adaptation raisonnables sont nécessaires pour vous permettre de participer au processus de candidature ou d’entretien d’embauche, d’exercer les fonctions essentielles du poste et/ou de bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats sachent que la loi interdit la discrimination dans le milieu de travail.
Avis de représentation
En soumettant votre candidature à ce poste, vous convenez que vous accordez à Vaco by Highspring le droit exclusif de vous présenter en tant que candidat eu égard à l’offre d’emploi susmentionnée. Vous reconnaissez en outre que vous avez fourni des renseignements exacts sur vous-même et que vous n’avez pas volontairement dénaturé vos qualifications. Dans toute la mesure permise par la loi, vous vous engagez également à garder confidentiels tous les renseignements que vous obtiendrez de Vaco by Highspring concernant le poste et à ne divulguer les renseignements relatifs au poste que si cela est absolument nécessaire pour respecter une obligation afférente à votre candidature. En contrepartie, Vaco by Highspring s’engage à déployer des efforts raisonnables pour vous représenter dans le cadre de toute sollicitation, présélection en matière d’emploi et diffusion de CV.
Concernant les résidents de l’Ontario, Canada : d’après ce que Highspring retient de ses discussions avec son Client ce poste est actuellement vacant (soit par le truchement de Highspring en tant que sous-traitant, soit auprès du Client).
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ainsi que sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales (« nous », « notre/nos » ou « Vaco by Highspring ») respectent votre vie privée et s’engagent à vous informer de ses politiques en toute transparence.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’Avis de collecte par les RH de Vaco by Highspring concernant les candidats et les employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent consulter nos politiques propres à l’État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays régis par le RGPD peuvent consulter nos politiques ici.
De plus, les candidatures à ce poste seront soumises à une présélection des candidats effectuée par l’IA visant à vérifier que les exigences minimales indiquées au titre du poste sont respectées. Vous trouverez plus de détails sur l’utilisation de l’IA par Vaco by Highspring ici (https://www.highspring.com/ai-use-notices/). L’évaluation des candidatures après cette phase initiale sera menée par des recruteurs et gestionnaires d’embauche. Vaco by Highspring n’a pas d’information ni d’opinion sur l’utilisation de solutions d’IA par son client dans le cadre de l’embauche.
Avis sur la transparence salariale
La rémunération fixée pour ce poste, et d’autres, auprès de Vaco by Highspring dépend de nombreux facteurs,notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences en matière de permis d’exercice et de certification;
- l’emplacement du bureau et autres considérations géographiques;
- d’autres besoins commerciaux et organisationnels.
Cela étant, conformément à la loi locale, Vaco by Highspring estime qu’en fonction des critères susmentionnés, la fourchette salariale suivante constitue une estimation raisonnable de la rémunération de base pour une personne embauchée à ce poste dans les régions géographiques exigeant la divulgation de la fourchette salariale. Le ou la titulaire du poste peut également être admissible à des primes discrétionnaires.