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Director of Accounts Payable NUMÉRO DE POSTE: 432608

Memphis, TN, US On-Site
1 16 décembre 2024
Retail
Vaco
$ 140000.00 - 155000.00 yearly
direct hire
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Position Overview:
The Director of Accounts Payable will be responsible for overseeing the accounts payable functions across two distinct but interrelated entities—the parent company’s distribution operations and its retail subsidiary. This senior leadership position will require the management of a large team, the development and implementation of effective accounts payable strategies, and the optimization of processes to ensure timely and accurate payments, efficient vendor relations, and compliance with internal and external controls. This role will work closely with senior leadership to ensure the overall financial health and operational efficiency of both the hardware distribution business and its retail division.

Key Responsibilities:
  • Accounts Payable Leadership:
  • Oversee the daily operations of the accounts payable department for both the distribution company and its retail subsidiary.
  • Lead, train, and develop a team of accounts payable professionals, fostering a high-performance culture of accuracy, efficiency, and accountability.
  • Ensure both teams are meeting departmental goals, service level agreements (SLAs), and internal/external deadlines for invoice processing, vendor payments, and reporting.
  • Process Optimization & Compliance:
  • Review and enhance accounts payable workflows to improve efficiency, accuracy, and cycle time, incorporating best practices and automation where possible.
  • Ensure strict compliance with company policies, accounting standards (GAAP), tax regulations, and industry-specific regulations.
  • Oversee the approval and processing of invoices, credit memos, and payments to ensure proper documentation and adherence to contractual terms.
  • Identify and resolve discrepancies and exceptions in a timely and accurate manner.
  • Vendor Management & Relations:
  • Establish and maintain strong working relationships with key vendors, ensuring timely and accurate payments and addressing any payment inquiries or disputes.
  • Monitor vendor performance and compliance with agreed-upon terms and conditions.
  • Financial Reporting & Analysis:
  • Ensure accurate reporting of accounts payable balances, aged accounts, and payment terms for both business units.
  • Provide regular reports to senior management on accounts payable metrics, including outstanding payables, payment cycles, cash flow projections, and vendor reconciliations.
  • Lead month-end and year-end closing activities related to accounts payable, ensuring timely and accurate financial reporting.
  • System & Technology Oversight:
  • Oversee the accounts payable software systems (ERP, AP Automation) for both the parent company and retail subsidiary, ensuring efficient system usage, integrations, and data accuracy.
  • Drive the adoption of technology solutions that improve automation, reduce manual entry, and enhance reporting capabilities across the accounts payable function.
  • Cash Flow Management:
  • Collaborate with treasury and finance teams to manage cash flow, ensuring optimal working capital and payment schedules.
  • Monitor cash disbursements, ensuring that payments align with company liquidity and cash flow projections.
  • Audit & Internal Controls:
  • Maintain internal controls to ensure the accuracy of accounts payable transactions and safeguard company assets.
  • Facilitate audits and respond to inquiries from external auditors, ensuring compliance with all regulatory requirements and company policies.
  • Lead process improvements to address any audit findings and reduce risk.
  • Cross-Functional Collaboration:
  • Collaborate with other departments, including purchasing, logistics, and finance, to ensure alignment on payment terms, reporting, and inventory management.
  • Support senior management and the retail subsidiary’s leadership team with financial insights related to accounts payable and vendor management. Qualifications:
    • Education:
    • Bachelor’s degree in Accounting, Finance, Business Administration, or related field (CPA or relevant certifications preferred).
  • Experience:
  • Minimum of 8-10 years of experience in accounts payable, finance, or accounting, with at least 5 years in a leadership or managerial role.
  • Proven experience overseeing accounts payable functions in both distribution and retail environments.
  • Experience managing large teams and working with multi-location operations, ideally in a multi-entity organization.
  • Strong knowledge of accounts payable processes, systems, and technology, including experience with ERP and AP automation tools.
  • Skills:
  • Strong leadership and team management skills, with the ability to motivate and guide teams through process improvements and changes.
  • Excellent organizational and problem-solving skills, with a keen eye for detail and accuracy.
  • Ability to manage multiple priorities in a fast-paced, dynamic environment.
  • Strong communication and interpersonal skills, with the ability to interact effectively with vendors, internal teams, and senior management.
  • Deep understanding of cash management, accounts payable aging, and financial reporting.
  • Technical Skills:
  • Proficiency with accounting software (e.g., SAP, Oracle, or similar ERP systems).
  • Advanced Excel skills (pivot tables, VLOOKUP, and data analysis).
  • Familiarity with AP automation tools and cloud-based platforms. Travel Requirements:
    Travel will be required to visit retail accounts payable team members in other cities. First year travel will be heavier up to 30%.
    Compensation:
    • Competitive salary based on experience
    • Comprehensive benefits package, including health, dental, vision, 401(k), and more
    • Performance-based incentives

    • Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.

    Avis : Égalité des chances en matière d’emploi

    Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.

    Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.

    Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.

    En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.

    Avis de confidentialité

    Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.

    • Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
    • Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
    • Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
    • Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
    • Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.

    Avis sur la transparence salariale

    La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :

    • les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
    • les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
    • l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
    • d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.

    Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.

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    Veuillez joindre votre curriculum vitae, veillez à ce qu'il soit au bon format et d'une taille inférieure à 512KB.

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    Vaco LLC, ainsi que ses sociétés mères, filiales, affiliées et cessionnaires ("Société," "Nous" ou "Notre") sollicite votre consentement pour vous contacter par le biais de certains appels téléphoniques, courriels ou messages texte automatisés, compositions automatiques, préenregistrés ou autres, qui ne sont pas des urgences, conformément à la Loi sur la protection du consommateur en matière de télémarketing (TCPA), à la Loi sur le contrôle de l'envoi non sollicité de pornographie et de marketing (CAN-SPAM) et aux lois étatiques pertinentes.