Accounts Payable Specialist NUMÉRO DE POSTE: 432531
Summary: This position is responsible for is responsible for managing accounts payable functions, processing payments, verifying invoices, reconciling statements, and ensuring all payments are completed timely and accurately. This role involves working with multiple departments and maintaining relationships with vendors to resolve payment and billing issues.
Essential Duties and Responsibilities Includes the following:
- Open and process all incoming mail.
- Receive, review, and process vendor invoices for accuracy, ensuring correct coding and timely entry into the accounting system.
- Clarify any questionable invoice items, prices or receiving.
- Obtain proper information and/or data regarding invoice payments.
- Verify invoices against purchase orders and ensure goods or services were received before issuing payment to vendors.
- Monitor GRIR (Goods Received, Invoice Received) report. Involves investigating aging receipts without an invoice, ensuring all invoices have receipts tied to them and/or approvals.
- Responsible for setting up and managing ACH & Wire transactions.
- Prepare, schedule, and process payments by check, ACH, wire transfer, or credit card as per company policies.
- Prepare electronic files for bank upload for check processing and Positive Pay
- Print, obtain signatures and mail all accounts payable checks.
- Reconcile accounts payable transactions, vendor statements, and resolve discrepancies in a timely manner.
- Review and verify employee expense reports to ensure accuracy and compliance with company policies.
- Assist with month-end closing and prepare AP reports, including aging reports and cash flow projections.
- Maintain 1099 Vendors and File annual Federal reporting.
- Ensure compliance with internal controls, policies, and procedures for all accounts payable processes.
- Maintain and manage relationships with vendors, respond to inquiries, resolve payment discrepancies, and address issues to ensure vendor satisfaction.
- Maintain accurate and organized records, including invoices, payment files, and supporting documents for auditing and compliance purposes.
- Assist CFO and HR when needed.
- Understands the importance of good housekeeping and working in a safe manner.
- Other duties may be assigned.
Education and/or Experience:
- High School or GED equivalent
- Minimum Preferably of 2-4 years in the accounting field
Skills:
- Preferably proficient in accounting software (Sage and/or Epicor a big ).
- Strong understanding of accounts payable processes and general accounting principles.
- Excellent attention to detail and organizational skills.
- Strong communication skills for internal and external coordination.
- Ability to work independently and as part of a team in a fast-paced environment.
- Basic understanding of any and/all resources used in accounting environment.
- Familiarity with financial regulations and tax requirements related to accounts payable.
- Ability to handle confidential information with discretion.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.