Office Manager NUMÉRO DE POSTE: 432962
Role: Office Manager
Salary: $80,000-$90,000
Onsite 5 days a week
Permanent
Location: Manhattan - *5 days a week onsite*
***Highly preferring a candidate who has experience in financial services, banking, investment banking, real estate or a similar professional services industry
***Polished candidate with 2-5 years in office management with good tenure
Job Overview:
We are seeking a highly organized and versatile Office Manager to join our team. The ideal candidate will have strong administrative and office management skills, along with a background in IT support and invoicing. This individual will oversee day-to-day office operations, ensure the smooth functioning of office technology systems, manage invoicing and billing processes, and provide general administrative support to staff. The role requires attention to detail, the ability to multitask, and excellent communication skills.
Key Responsibilities:
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Office Management:
- Manage office supplies, inventory, and ensure the office is well-organized and running efficiently.
- Oversee office facilities, liaise with vendors and contractors as needed.
- Coordinate meetings, travel arrangements, and office events.
- Ensure the smooth operation of office equipment and technology.
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IT Support:
- Provide basic IT support to staff, troubleshooting hardware and software issues
- Liaise with external IT vendors for more complex issues or upgrades.
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Invoicing & Billing:
- Manage invoicing processes, including issuing, tracking, and following up on invoices.
- Assist with accounts payable and receivable, ensuring timely payments and resolving discrepancies.
- Maintain accurate financial records and ensure invoicing aligns with company policies and agreements.
- Coordinate with the finance department on budget tracking, financial reporting, and audits.
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Administrative Support:
- Answer phone calls, emails, and other correspondence, responding to inquiries promptly and professionally.
- Maintain and organize files, records, and databases.
- Assist with recruitment and onboarding of new employees as needed.
- Support other team members with administrative tasks as required.
Skills and Qualifications:
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Education:
- High school diploma or equivalent required.
- Associate's or Bachelor’s degree in Business Administration, IT, or a related field preferred.
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Experience:
- At least 2-3 years of experience in an office management or administrative role.
- Previous experience with invoicing, billing, and accounting tasks is highly preferred.
- IT support or technical troubleshooting experience is an asset.
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Technical Skills:
- Proficiency with office software such as Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Experience with invoicing software (e.g., QuickBooks, FreshBooks) and familiarity with accounting software is preferred.
- Basic knowledge of IT systems, networking, and cybersecurity practices.
- Comfortable with troubleshooting hardware and software issues.
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Other Skills:
- Must be polished
- Strong organizational and multitasking abilities.
- Excellent communication skills (both written and verbal).
- Ability to work independently and as part of a team.
- Detail-oriented with a focus on accuracy.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.