HR Operations Generalist NUMÉRO DE POSTE: 307566
HR OPERATIONS / RECRUITER | 6-MONTH CONTRACT
Location: Menlo Park, CA
Work Arrangement: 4 days onsite / 1 day remote Engagement: Initial 6-month contract, potential for extension/conversion but not a guarantee.
Pay Rate: $70-$85/hour W-2, depending on experience. Rate is firm and cannot exceed the listed range.
CANDIDATE PROFILE
Hands-on HR Operations professional with experience supporting fast-moving, high-growth organizations and innovative technology environments. Strong HRIS, employee lifecycle, onboarding, and employee support experience required.
Startup, emerging technology, energy, or manufacturing experience strongly preferred.
IMPORTANT DETAILS - This is not a remote opportunity.
-Candidates must be able to work onsite in Menlo Park four days per week.
-This is an initial six-month contract with the potential for extension and/or conversion to a permanent position based on business needs. Extension or conversion is not guaranteed.
- Applicants must be authorized to work in the United States without sponsorship. Employment sponsorship is not available now or in the future.
- No C2C arrangements or third-party submissions will be considered.
ROLE OVERVIEW
-We are seeking an experienced, hands-on HR Operations professional to support a confidential, high-growth organization operating in an innovative and rapidly evolving technology environment. -This is an HR Operations-first role for someone who thrives in a fast-paced startup environment, is comfortable with ambiguity and evolving priorities, and enjoys building structure while remaining deeply involved in day-to-day execution.
-The role will support a broad range of People Operations and employee lifecycle activities, including onboarding, employee changes, HRIS administration and data integrity, employee records, employee support, immigration coordination, compliance administration, and process improvement.
-In addition to HR Operations responsibilities, this person will provide full-cycle recruiting support as business needs require, including intake, sourcing, screening, interview coordination, candidate communication, offers, and closing.
-The ideal candidate is organized, service-oriented, detail-oriented, and discreet, with the ability to manage multiple priorities and work effectively with employees, hiring managers, vendors, and cross-functional partners.
CORE QUALIFICATIONS
- 8 years of combined experience in HR Operations, People Operations, HR generalist support, and/or recruiting, with substantial hands-on HR Operations experience.
- Strong employee lifecycle experience, including onboarding, employee changes, transfers, documentation, recordkeeping, and offboarding.
- Hands-on HRIS experience, including employee data maintenance, data integrity, reporting, and tracking.
- Experience coordinating new-hire onboarding, including pre-employment documentation, background checks, HRIS setup, orientation scheduling, and Day 1 readiness.
- Experience supporting day-to-day employee questions and coordinating with appropriate HR and cross-functional partners.
- Prior full-cycle recruiting experience with the ability to support searches from intake through offer and onboarding.
- Experience with ATS platforms, candidate pipelines, interview feedback, recruiting tracking, and hiring reporting.
- Strong organization, judgment, attention to detail, follow-through, and discretion when handling confidential employee information.
- Ability to operate independently, manage competing priorities, and work effectively in a fast-moving environment.
PREFERRED EXPERIENCE
- Startup, high-growth, emerging technology, energy, or manufacturing environments.
- Employment-based immigration coordination and work authorization tracking.
- Form I-9 and employment eligibility processes.
- Employee relations support, policy interpretation, employee inquiries, or compliance-related documentation.
- BambooHR, DocuSign, background screening platforms, or comparable HR and recruiting systems.
- HR process improvement, workflow documentation, and reporting.
- Experience supporting multiple business functions within a dynamic or growing organization.
KEY RESPONSIBILITIES
- Coordinate employee lifecycle processes, including onboarding, employee changes, transfers, offboarding, documentation, and stakeholder notifications.
- Maintain accurate HRIS records, employee files, and HR trackers; support reporting and timely follow-up on outstanding actions.
- Coordinate new-hire onboarding, including background checks, pre-employment documentation, HRIS setup, orientation scheduling, and Day 1 readiness.
- Respond to day-to-day employee questions and coordinate with HR, Payroll, benefits, and other partners as appropriate.
- Support employment-based immigration coordination, work authorization tracking, Form I-9 processes, and routine HR compliance administration.
- Assist with policy communications, employee documentation, HR process guidance, and employee relations support.
- Identify opportunities to improve onboarding, HRIS, reporting, and employee-support workflows. - Provide full-cycle recruiting support as needed, including intake, sourcing, screening, interview coordination, candidate communication, offers, and closing.
- Maintain accurate ATS records, candidate pipelines, recruiting trackers, interview feedback, and hiring reports.
- Coordinate compensation proposals, approvals, offer documentation, and hiring workflows.
WHAT SUCCESS LOOKS LIKE
Success in this role means personally owning the details of day-to-day HR Operations while helping create structure and scalable processes within a fast-moving, high-growth environment. The right person can move seamlessly between employee lifecycle administration, HRIS, onboarding, employee support, compliance-related work, process improvement, and recruiting while maintaining accuracy, discretion, and a strong employee experience.
By submitting to this position, you are agreeing to be included in our talent pool for future hiring for similarly qualified positions.
Avis sur l’égalité en matière d’emploi
Vaco by Highspring est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité en matière d’emploi et qui ne pratique aucune discrimination à l’égard des employés ou candidats à un emploi sur le plan de la race (notamment en ce qui a trait aux caractéristiques historiquement associées à la race, comme la texture des cheveux et la coiffure), couleur de la peau, le sexe (ce qui inclut l’état de grossesse ou les conditions connexes), la religion ou les croyances, l’origine nationale, la citoyenneté, l’âge, le handicap, le statut d’ancien combattant, l’adhésion à un syndicat, l’appartenance ethnique, le genre, l’identité de genre, l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’affiliation politique ou autre caractéristique protégée par les lois fédérales, d’État ou locales.
Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales s’engagent à la pleine inclusion de toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales veilleront à ce que les personnes handicapées bénéficient de mesures d’adaptation raisonnables. Si des mesures d’adaptation raisonnables sont nécessaires pour vous permettre de participer au processus de candidature ou d’entretien d’embauche, d’exercer les fonctions essentielles du poste et/ou de bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats sachent que la loi interdit la discrimination dans le milieu de travail.
Avis de représentation
En soumettant votre candidature à ce poste, vous convenez que vous accordez à Vaco by Highspring le droit exclusif de vous présenter en tant que candidat eu égard à l’offre d’emploi susmentionnée. Vous reconnaissez en outre que vous avez fourni des renseignements exacts sur vous-même et que vous n’avez pas volontairement dénaturé vos qualifications. Dans toute la mesure permise par la loi, vous vous engagez également à garder confidentiels tous les renseignements que vous obtiendrez de Vaco by Highspring concernant le poste et à ne divulguer les renseignements relatifs au poste que si cela est absolument nécessaire pour respecter une obligation afférente à votre candidature. En contrepartie, Vaco by Highspring s’engage à déployer des efforts raisonnables pour vous représenter dans le cadre de toute sollicitation, présélection en matière d’emploi et diffusion de CV.
Concernant les résidents de l’Ontario, Canada : d’après ce que Highspring retient de ses discussions avec son Client ce poste est actuellement vacant (soit par le truchement de Highspring en tant que sous-traitant, soit auprès du Client).
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ainsi que sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales (« nous », « notre/nos » ou « Vaco by Highspring ») respectent votre vie privée et s’engagent à vous informer de ses politiques en toute transparence.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’Avis de collecte par les RH de Vaco by Highspring concernant les candidats et les employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent consulter nos politiques propres à l’État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays régis par le RGPD peuvent consulter nos politiques ici.
De plus, les candidatures à ce poste seront soumises à une présélection des candidats effectuée par l’IA visant à vérifier que les exigences minimales indiquées au titre du poste sont respectées. Vous trouverez plus de détails sur l’utilisation de l’IA par Vaco by Highspring ici (https://www.highspring.com/ai-use-notices/). L’évaluation des candidatures après cette phase initiale sera menée par des recruteurs et gestionnaires d’embauche. Vaco by Highspring n’a pas d’information ni d’opinion sur l’utilisation de solutions d’IA par son client dans le cadre de l’embauche.
Avis sur la transparence salariale
La rémunération fixée pour ce poste, et d’autres, auprès de Vaco by Highspring dépend de nombreux facteurs,notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences en matière de permis d’exercice et de certification;
- l’emplacement du bureau et autres considérations géographiques;
- d’autres besoins commerciaux et organisationnels.
Cela étant, conformément à la loi locale, Vaco by Highspring estime qu’en fonction des critères susmentionnés, la fourchette salariale suivante constitue une estimation raisonnable de la rémunération de base pour une personne embauchée à ce poste dans les régions géographiques exigeant la divulgation de la fourchette salariale. Le ou la titulaire du poste peut également être admissible à des primes discrétionnaires.