HR Operations Generalist NUMÉRO DE POSTE: 307566
HR Operations Lead, Contract
Menlo Park, CA | Onsite 4-days per week
Initial 6-Month Contract | Potential for Extension/Conversion
Pay Rate: $75-$85/HR w2
Role Overview
We are seeking an experienced, hands-on HR Operations Lead to support a lean, fast-moving organization and help build the HR processes and operating structure needed as the business evolves.
This role combines day-to-day HR Operations with ownership of cross-functional HR initiatives and process improvement. The ideal candidate is comfortable operating in ambiguity, identifying gaps, creating structure, coordinating across stakeholders, and driving HR work from initial need through implementation and follow-through.
This is a hands-on individual contributor role suited to someone with broad HR experience who is comfortable moving between operational execution, HR programs, systems, employee support, compliance, and process building.
Key Responsibilities
HR Operations & Employee Lifecycle
Support employee lifecycle activities including onboarding, employee changes, documentation, HR records, employee support, and offboarding.
Maintain accurate HRIS records, employee files, trackers, and reporting.
Partner across HR, Finance, Legal, IT, Talent Acquisition, and external vendors to coordinate employee-related activities.
Support employee relations, policy administration, compliance, and other HR matters as business needs evolve.
HR Programs & Cross-Functional Initiatives
Own and coordinate cross-functional HR initiatives from planning through implementation.
Establish timelines, stakeholders, deliverables, dependencies, and follow-up.
Keep initiatives moving across multiple stakeholders and competing priorities.
Maintain clear documentation, status tracking, and accountability.
Identify operational gaps or blockers and drive them toward resolution.
Process Building & Continuous Improvement
Evaluate existing HR processes and identify gaps, inefficiencies, and areas requiring greater structure.
Build and document practical HR workflows, SOPs, checklists, trackers, and operating procedures.
Improve onboarding, employee support, HRIS, reporting, compliance, and other HR workflows.
Support HR system implementations, migrations, integrations, and enhancements as needed.
Develop scalable processes that can evolve as the organization grows.
HRIS, Data & Operational Discipline
Maintain strong data integrity across HR systems, employee records, and operational trackers.
Develop and maintain reporting and documentation that provide visibility into HR activities and outstanding actions.
Support HRIS and HR technology enhancements and process improvements.
Maintain appropriate documentation and operational controls.
Immigration & Compliance
Support employment-based immigration, work authorization, and related documentation in partnership with employees, internal stakeholders, and outside counsel.
Support Form I-9, employment eligibility, recordkeeping, and routine HR compliance activities.
Direct immigration experience is helpful, but candidates with broader HR Operations experience and the ability to learn this area will also be considered.
Recruiting & Hiring Operations
Partner with Talent Acquisition on recruiting-related processes and workflows as needed.
Support requisition administration, interview processes, ATS administration, offers/approvals, agency coordination, reporting, and onboarding handoffs.
Help improve hiring workflows and recruiting-process discipline as the organization evolves.
Required Qualifications
8 years of combined experience across HR Operations, People Operations, HR Generalist, HRBP, HR Programs, or related HR functions.
Substantial hands-on HR Operations experience across employee lifecycle activities.
Demonstrated experience owning or coordinating cross-functional HR programs, projects, or initiatives.
Demonstrated experience building, improving, or implementing HR processes rather than solely administering established workflows.
Strong HRIS/data-management experience, including employee-data accuracy, reporting, documentation, tracking, or audits.
Experience partnering with multiple stakeholders and driving work through completion.
Strong judgment, discretion, attention to detail, organization, and follow-through.
Ability to operate effectively in a fast-moving environment where priorities, processes, and responsibilities may evolve.
Willingness to remain hands-on and flex across different areas of HR as business needs change.
Preferred Qualifications
Experience working in a large enterprise, public company, or similarly complex organization with established governance, controls, or cross-functional HR practices.
Experience supporting a startup, growth-stage organization, transformation, or new business buildout.
HRIS implementation, migration, or HR process-transformation experience.
Employment-based immigration or work-authorization experience.
Employee relations, policy, compliance, and HR audit exposure.
Experience improving onboarding or other employee lifecycle processes.
Familiarity with recruiting operations, ATS workflows, offers, approvals, and hiring processes.
Experience partnering with Finance, Legal, IT, Talent Acquisition, outside counsel, and HR vendors.
What Success Looks Like
The successful candidate is a hands-on HR operator and process builder who recognizes where structure is missing and takes ownership of creating it.
They can independently take an HR initiative or operational need, identify the appropriate stakeholders and dependencies, establish a practical process, and drive the work through completion without requiring a highly defined environment or large support structure.
They bring enough breadth to operate across HR disciplines while partnering effectively with specialists in areas such as payroll, benefits, recruiting, immigration, and Legal.
By submitting to this position, you are agreeing to be included in our talent pool for future hiring for similarly qualified positions.
Avis sur l’égalité en matière d’emploi
Vaco by Highspring est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité en matière d’emploi et qui ne pratique aucune discrimination à l’égard des employés ou candidats à un emploi sur le plan de la race (notamment en ce qui a trait aux caractéristiques historiquement associées à la race, comme la texture des cheveux et la coiffure), couleur de la peau, le sexe (ce qui inclut l’état de grossesse ou les conditions connexes), la religion ou les croyances, l’origine nationale, la citoyenneté, l’âge, le handicap, le statut d’ancien combattant, l’adhésion à un syndicat, l’appartenance ethnique, le genre, l’identité de genre, l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’affiliation politique ou autre caractéristique protégée par les lois fédérales, d’État ou locales.
Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales s’engagent à la pleine inclusion de toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales veilleront à ce que les personnes handicapées bénéficient de mesures d’adaptation raisonnables. Si des mesures d’adaptation raisonnables sont nécessaires pour vous permettre de participer au processus de candidature ou d’entretien d’embauche, d’exercer les fonctions essentielles du poste et/ou de bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats sachent que la loi interdit la discrimination dans le milieu de travail.
Avis de représentation
En soumettant votre candidature à ce poste, vous convenez que vous accordez à Vaco by Highspring le droit exclusif de vous présenter en tant que candidat eu égard à l’offre d’emploi susmentionnée. Vous reconnaissez en outre que vous avez fourni des renseignements exacts sur vous-même et que vous n’avez pas volontairement dénaturé vos qualifications. Dans toute la mesure permise par la loi, vous vous engagez également à garder confidentiels tous les renseignements que vous obtiendrez de Vaco by Highspring concernant le poste et à ne divulguer les renseignements relatifs au poste que si cela est absolument nécessaire pour respecter une obligation afférente à votre candidature. En contrepartie, Vaco by Highspring s’engage à déployer des efforts raisonnables pour vous représenter dans le cadre de toute sollicitation, présélection en matière d’emploi et diffusion de CV.
Concernant les résidents de l’Ontario, Canada : d’après ce que Highspring retient de ses discussions avec son Client ce poste est actuellement vacant (soit par le truchement de Highspring en tant que sous-traitant, soit auprès du Client).
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ainsi que sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales (« nous », « notre/nos » ou « Vaco by Highspring ») respectent votre vie privée et s’engagent à vous informer de ses politiques en toute transparence.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’Avis de collecte par les RH de Vaco by Highspring concernant les candidats et les employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent consulter nos politiques propres à l’État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays régis par le RGPD peuvent consulter nos politiques ici.
De plus, les candidatures à ce poste seront soumises à une présélection des candidats effectuée par l’IA visant à vérifier que les exigences minimales indiquées au titre du poste sont respectées. Vous trouverez plus de détails sur l’utilisation de l’IA par Vaco by Highspring ici (https://www.highspring.com/ai-use-notices/). L’évaluation des candidatures après cette phase initiale sera menée par des recruteurs et gestionnaires d’embauche. Vaco by Highspring n’a pas d’information ni d’opinion sur l’utilisation de solutions d’IA par son client dans le cadre de l’embauche.
Avis sur la transparence salariale
La rémunération fixée pour ce poste, et d’autres, auprès de Vaco by Highspring dépend de nombreux facteurs,notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences en matière de permis d’exercice et de certification;
- l’emplacement du bureau et autres considérations géographiques;
- d’autres besoins commerciaux et organisationnels.
Cela étant, conformément à la loi locale, Vaco by Highspring estime qu’en fonction des critères susmentionnés, la fourchette salariale suivante constitue une estimation raisonnable de la rémunération de base pour une personne embauchée à ce poste dans les régions géographiques exigeant la divulgation de la fourchette salariale. Le ou la titulaire du poste peut également être admissible à des primes discrétionnaires.