Recruiting Operations Coordinator NUMÉRO DE POSTE: 433952
Job Description: Recruiting Operations Coordinator
Conducted by Vaco on Behalf of an Esteemed Organization
URGENT HIRING: Interviews are happening immediately! If you are interested in this role, please apply right away. We are looking for a candidate who can start as soon as possible.
About the Role
Vaco is conducting an urgent search for a Recruiting Operations Coordinator to support a high-performing talent acquisition (TA) team. This critical administrative role focuses on improving operational efficiency within the TA function. The ideal candidate will have strong administrative experience specifically within a TA environment and the ability to hit the ground running.
This role is a consultant position through Vaco, working on behalf of one of our confidential clients. Specific client details will be shared with shortlisted candidates.
Key Responsibilities
- Administrative Excellence: Provide essential administrative support for the TA team to streamline workflows and reduce the operational burden on the strategic team.
- Technology and Tools: Utilize SharePoint to manage internal resources, update visuals, and suggest usability improvements.
- Data and Records Management: Maintain and audit candidate records, manage project calendars, and track operational tasks.
- ChatBot Optimization: Improve chatbot functionality by identifying frequently asked questions and crafting effective responses.
- Scheduling Assistance: Occasionally assist with scheduling interviews and coordinating logistics.
- Documentation: Create templates, maintain procedural documents, and produce high-quality materials using Microsoft Office Suite (Word, PowerPoint).
- Communication and Collaboration: Act as a key liaison for gathering and disseminating information, ensuring smooth team operations.
Must-Have Qualifications
- Education: A Bachelor’s Degree (in any field) is required for this position.
- Administrative Experience in Talent Acquisition: At least 2 years of hands-on experience providing administrative support specifically within a TA or recruitment-related environment.
- Skills: Strong organizational, communication, and multitasking skills. Attention to detail and the ability to manage competing priorities are critical.
- Technical Expertise: Proficiency in SharePoint and Microsoft Office Suite (Word, PowerPoint). Must be able to quickly adapt to new systems.
- Work Style: A fast learner who thrives in a collaborative, fast-paced environment. Must be based in Miami, FL, and available to work on-site 3-4 days per week, with flexibility for 1-2 remote workdays.
Compensation & Contract Details
- Hourly Rate: $28 - $32/hour on a W2 basis.
- Contract Arrangement: Consultant position through Vaco (no third-party inquiries or C2C arrangements will be accepted).
- Contract Duration: Initial 6-month engagement with potential for extension or conversion to a permanent role (not guaranteed).
- Location: Miami, FL.
- Interview Process: Two rounds – one virtual and one in-person.
- Application Deadline: Shortlisting is on January 10th, 2025.
Apply now! We are interviewing candidates immediately and need someone ready to start as soon as possible. If you meet the qualifications and are excited about contributing to a dynamic talent acquisition team, submit your resume today. Vaco will provide additional client details to shortlisted candidates. Don’t wait – this opportunity will move fast!
Job Description: Recruiting Operations Coordinator
Conducted by Vaco on Behalf of an Esteemed Organization
URGENT HIRING: Interviews are happening immediately! If you are interested in this role, please apply right away. We are looking for a candidate who can start as soon as possible.
About the Role
Vaco is conducting an urgent search for a Recruiting Operations Coordinator to support a high-performing talent acquisition (TA) team. This critical administrative role focuses on improving operational efficiency within the TA function. The ideal candidate will have strong administrative experience specifically within a TA environment and the ability to hit the ground running.
This role is a consultant position through Vaco, working on behalf of one of our confidential clients. Specific client details will be shared with shortlisted candidates.
Key Responsibilities
- Administrative Excellence: Provide essential administrative support for the TA team to streamline workflows and reduce the operational burden on the strategic team.
- Technology and Tools: Utilize SharePoint to manage internal resources, update visuals, and suggest usability improvements.
- Data and Records Management: Maintain and audit candidate records, manage project calendars, and track operational tasks.
- ChatBot Optimization: Improve chatbot functionality by identifying frequently asked questions and crafting effective responses.
- Scheduling Assistance: Occasionally assist with scheduling interviews and coordinating logistics.
- Documentation: Create templates, maintain procedural documents, and produce high-quality materials using Microsoft Office Suite (Word, PowerPoint).
- Communication and Collaboration: Act as a key liaison for gathering and disseminating information, ensuring smooth team operations.
Must-Have Qualifications
- Education: A Bachelor’s Degree (in any field) is required for this position.
- Administrative Experience in Talent Acquisition: At least 2 years of hands-on experience providing administrative support specifically within a TA or recruitment-related environment.
- Skills: Strong organizational, communication, and multitasking skills. Attention to detail and the ability to manage competing priorities are critical.
- Technical Expertise: Proficiency in SharePoint and Microsoft Office Suite (Word, PowerPoint). Must be able to quickly adapt to new systems.
- Work Style: A fast learner who thrives in a collaborative, fast-paced environment. Must be based in Miami, FL, and available to work on-site 3-4 days per week, with flexibility for 1-2 remote workdays.
Compensation & Contract Details
- Hourly Rate: $28 - $32/hour on a W2 basis.
- Contract Arrangement: Consultant position through Vaco (no third-party inquiries or C2C arrangements will be accepted).
- Contract Duration: Initial 6-month engagement with potential for extension or conversion to a permanent role (not guaranteed).
- Location: Miami, FL.
- Interview Process: Two rounds – one virtual and one in-person.
- Application Deadline: Shortlisting is on January 10th, 2025.
Apply now! We are interviewing candidates immediately and need someone ready to start as soon as possible. If you meet the qualifications and are excited about contributing to a dynamic talent acquisition team, submit your resume today. Vaco will provide additional client details to shortlisted candidates. Don’t wait – this opportunity will move fast!
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.