HRI Admin NUMÉRO DE POSTE: 433963
Columbus, OH (hybrid)
6-month contract-to-hire
Pay range: $60-$70/hr
Job Description:
We are seeking an experienced and highly motivated HSI - Administrative Applications Specialist with expertise in UKG (Ultimate Kronos Group) and QGenda platforms to join our dynamic team. The role involves managing, supporting, and enhancing administrative applications, ensuring they run efficiently and effectively within the organization. The ideal candidate will possess a strong understanding of workforce management systems, scheduling tools, and integration with other administrative functions.
Key Responsibilities:
Application Management: Administer, configure, and maintain the UKG and QGenda applications, ensuring they align with organizational needs and workflows.
System Support: Provide technical support to end-users, troubleshoot issues, and resolve application-related problems in a timely manner.
Customization & Configuration: Assist in the setup, customization, and configuration of UKG and QGenda to meet business requirements. This includes working with business stakeholders to understand needs and translating them into system configurations.
Training & Documentation: Develop user training materials and conduct training sessions to ensure all staff can effectively use UKG and QGenda. Create and maintain system documentation and process guides.
Integration: Work with IT and other departments to ensure seamless integration between UKG, QGenda, and other internal systems (e.g., HRIS, payroll, scheduling).
Reporting & Analysis: Develop and run reports using UKG and QGenda to support decision-making processes. Analyze trends, gather insights, and make recommendations for system improvements.
System Upgrades: Coordinate with vendors and internal teams to test, implement, and deploy software upgrades and patches for UKG and QGenda systems.
Security & Compliance: Ensure that applications are used in compliance with organizational policies, data privacy regulations, and industry best practices.
Continuous Improvement: Stay up-to-date with the latest trends and updates in UKG, QGenda, and administrative applications. Suggest process improvements and system enhancements to streamline operations.
Experience:
- Minimum of 3-5 years of experience working with UKG (Ultimate Kronos Group) and QGenda in an administrative or IT support role.
- Demonstrated experience in the administration, configuration, and support of workforce management and scheduling tools.
Technical Skills:
- Strong knowledge of UKG (Time and Attendance, Workforce Management, Scheduling) and QGenda (Healthcare scheduling) platforms.
- Familiarity with HRIS systems, payroll, and other administrative applications.
- Strong understanding of data reporting and analysis tools (e.g., Excel, SQL).
- Problem Solving & Troubleshooting: Ability to analyze issues, troubleshoot, and propose solutions quickly and effectively.
Communication Skills: Strong verbal and written communication skills. Ability to train and support users at all levels of the organization.
Attention to Detail: Meticulous attention to detail with a focus on accuracy and compliance in system configurations, data entry, and reporting.
Project Management: Ability to handle multiple tasks and projects simultaneously, while meeting deadlines and maintaining a high level of service.
Desired Qualifications:
- Experience with additional workforce management software or enterprise resource planning (ERP) systems is a plus.
- Previous experience working in a healthcare or large organization environment, specifically with scheduling and workforce management processes.
- Knowledge of system integration and API connections between applications.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.